Proračunsko računovodstvo je posebnost računovodstva koje najčešće koriste lokalne, državne i savezne općine. Poduzeća iz privatnog sektora koriste proračune za usmjeravanje svojih rashoda, ali to nije isto što i proračunsko računovodstvo. Državno računovodstvo koristi niz sredstava koja predstavljaju kapital namijenjen za određene namjene. Ostali unosi objavljeni u fondovima su dodjele i tereti, koji detaljno opisuju kako će državna ili savezna agencija potrošiti izdvojeni novac u svaki fond. Jedan fond je obično označen kao opći da predstavlja neprispijeni kapital.
Državno računovodstvo je često težak proces za razumijevanje i održavanje za većinu računovođa. To je zbog proračunskog procesa koji je povezan s nekoliko izvora prihoda koje ostvaruje državna agencija, kao što su porez na promet, imovinu ili porez na dohodak. Uz svaki prihod koji primi državna općina, računovođe moraju prisvojiti sredstva prema unaprijed utvrđenom proračunu. Većina agencija ili općina ima proračunsko vijeće koje određuje kako troše porezne prihode. Proračunski proces je obično detaljan proces kojim ne upravljaju nužno računovođe, već izabrani dužnosnici agencije ili općine.
U nekim proračunskim računovodstvenim oblicima, svako odobrenje od strane upravljačkog tijela može predstavljati fond. Na primjer, sredstva se mogu odrediti za obračun plaća, održavanje, policiju i vatrogasce, poboljšanja infrastrukture, nove ceste ili druge velike projekte. Odvojeni računi i sredstva predstavljat će posebnu namjenu za novac koji se dodjeljuje na račun. Za većinu vladinih agencija ili općina trošenje sredstava namijenjenih za jednu namjenu na drugi projekt je protuzakonito. Na primjer, sredstva namijenjena za čišćenje ulica ne mogu ići za popravak policijskih automobila. Sredstva za izdvajanje mogu biti neograničena u načinu na koji općina troši kapital.
Dodjela su specifični iznosi novca koje će vladina agencija ili općina staviti u svaki fond u proračunskom računovodstvenom sustavu. Dodjela se obično događa kada općina primi novac od poreznih prihoda. Računovođe moraju izdvojiti svaki dio novca i zabilježiti ga u određeni fond. Ovo je uobičajeni postupak za naplatu poreza na promet. Mnoge općine koriste prihode od poreza na promet za plaćanje u različite svrhe. Računovođe moraju stvoriti raspodjele za knjiženje zarađenog kapitala u svaki fond.
Opterećenje je posebna upotreba poreznog prihoda koji se može, ali i ne mora platiti kada općina izvrši teret. Većina vlada prima porezne prihode samo u određeno vrijeme tijekom godine. Opterećenje omogućuje agenciji ili općini plaćanje robe korištenjem sustava potraživanja, odnosno kreditnog plaćanja. Računovođe će evidentirati ulazak u proračunski računovodstveni sustav korištenjem tereta. Nakon što dođe porezni prihod, računovođe će podmiriti teret i ukloniti ga iz knjigovodstvene knjige.