Potvrda o plaćanju jednostavan je dokument koji potvrđuje da je plaćanje primljeno u zamjenu za robu ili usluge. To može biti nešto tako jednostavno poput onoga što pojedinac dobije nakon kupnje u trgovini, na primjer. Poduzeća također koriste potvrde o plaćanju za isporuke proizvoda ili neovisne izvođače, između ostalog, kako bi osigurale da obje strane imaju dokaz da su roba ili usluge pružene. Neke tvrtke kombiniraju račun s fakturom i samo će napraviti bilješku na dnu postojećeg dokumenta da je plaćanje izvršeno; to može malo olakšati podnošenje.
Svrha ove potvrde u svakoj situaciji je provjeriti je li naplaćen ispravan iznos za ispravne proizvode ili usluge. U najosnovnijem slučaju, potvrda o plaćanju prikazuje naziv i adresu trgovine, datum kupnje i opis artikla. Također će uključivati plaćenu cijenu i sve dodane poreze, kao i način plaćanja, kao što je gotovina, ček ili kreditna kartica. Svatko tko dobije račun nakon kupnje trebao bi brzo provjeriti jesu li prikazani iznosi točni; to je osobito istinito ako je za kupnju korištena kreditna kartica, gdje bi pogrešna naplata mogla biti veliki problem.
Među tvrtkama, račun o plaćanju koristi slična načela kao i osnovni računi primljeni iz trgovina. Sadržavat će iste informacije, iako opis proizvoda ili usluga može biti detaljniji. Također može uključivati broj računa ako je povezan s određenim brojem fakture. Oni koji daju potvrde općenito bi trebali zadržati kopije, međutim, kako bi osigurali da se ostale ne mijenjaju.
Svatko tko rezervira dobavljače za poseban događaj kao što je vjenčanje ili zabava također bi trebao dobiti potvrdu o uplati za sve uplaćene depozite, kao što su za cvjećarnicu ili ugostitelja. Potvrda će općenito navesti plaćeni iznos kao i iznos koji još uvijek duguje do datuma usluge. Važno je čuvati sve račune, no oni su posebno važni jer služe i kao oblik ugovora između dvije strane. Ako se ugovor ne poštuje, potvrda o uplati može poslužiti kao dokaz, ako je potrebno pokrenuti pitanje na sudu.