Obrazac ponude obično zahtijeva svaka tvrtka koja odgovara na natječajni postupak za projekte izgradnje ili obnove. Stvarni izgled obrasca i tražene informacije osigurava organizacija za nadmetanje. U projektima izgradnje i obnove vrlo je uobičajeno da odgovori na natječaj uključuju nacrte, planove projekta, troškovnik, detaljne specifikacije i niz drugih informacija. Svrha ovog obrasca je pružiti sažetak bitnih informacija u vezi s ponudom na jednoj stranici.
Iako se pojedinosti mogu razlikovati, obrazac ponude podijeljen je u četiri odjeljka: dostavljanje podataka za kontakt tvrtke, pojedinosti o projektu, pojedinosti ponude i bitne napomene. Iskusne tvrtke zahtijevaju od dobavljača da pripreme dvije kopije obrasca ponude prije podnošenja. Po primitku odgovora na ponudu, oba primjerka su ovjerena s vremenom i datumom zaprimanja, te potpisana od strane propisno ovlaštenog predstavnika tvrtke za nadmetanje. Jedan primjerak je priložen uz podnesak, a drugi se vraća dobavljaču. Ovaj obrazac ponude je tada dio cjelokupnog paketa, pružajući dokaz o primitku, ako kasnije dođe do spora.
Prvi dio obrasca ponude uključuje relevantne podatke o tvrtki koja je dostavila ponudu. To uključuje pravni i operativni naziv tvrtke, adresu sjedišta, broj poreznog računa, primarne i sekundarne kontakte, kao i brojeve telefona, e-pošte i faksa. Ako država zahtijeva da sve građevinske ili renovacijske tvrtke imaju licence ili dozvole, brojevi bi trebali biti navedeni u obrascu ponude. Ako je tvrtka samostalni poduzetnik ili ortačko društvo, potrebno je navesti i imena vlasnika. Ove informacije nisu potrebne za registrirane tvrtke.
Pojedinosti o projektu trebaju uključivati broj natječaja, naziv tvrtke koja je ponudila natječaj i podatke za kontakt. Mnoge tvrtke uključuju pregled ili sinopsis projekta u ovaj odjeljak, kopiran izravno iz natječajne dokumentacije. Svrha uključivanja sinopsisa je jasno identificirati projekt za koji je ponuda.
Pojedinosti o ponudi obično su ukupna vrijednost u dolarima i svako specifično izuzimanje. Na primjer, natječajni projekt za projektiranje i izgradnju mosta može uključivati ukupnu vrijednost projekta u dolarima, plus izjavu da nisu uključeni troškovi procjene okoliša i odobrenja. Ove informacije su bitan dio ponude i moraju biti jasno definirane.
Bitne napomene daju informacije koje su dio ponude, ali su podložne promjenama. Informacije o mogućim kašnjenjima u vremenu početka projekta, zbog štrajka koji je u tijeku ili nedostupnosti materijala, obično su uključene u ovaj odjeljak. Ovi su uvjeti isti za sve pružatelje usluga, ali ih je potrebno definirati u odgovoru.