Financijski računovodstveni sustavi mogu biti ručni sustavi, ali obično su softverski programi. Obično je financijski računovodstveni sustav dio većeg softverskog sustava posvećenog pružanju ukupnih administrativnih usluga za organizaciju, ali mogu biti i samostalni programi. Računovodstveni sustavi mogu se klasificirati prema vrsti organizacije koja ih koristi, metodi koja se koristi za organiziranje financija i načinu na koji računovodstveni sustav prepoznaje transakcije uključujući stjecanje gotovine i plaćanje. Uobičajene vrste metoda financijskog računovodstvenog sustava uključuju sustave analize procesa, računa i transakcija. Ovi sustavi također mogu biti prilagođeni vrsti organizacije, bilo da je organizacija vladino odjeljenje, škola ili maloprodajna tvrtka.
Procesi koje provode ovi sustavi su brojni, ali uključuju postupke upravljanja gotovinom, postupke obračuna plaća i porezne postupke. Također se mogu nositi s troškovima zaposlenika, uključujući naknade za radne troškove poput obroka i putovanja. Ovisno o organizaciji, financijski računovodstveni sustav može uključivati dodatne značajke za rukovanje drugim aspektima svakodnevnog poslovanja.
Značajke se razlikuju među sustavima, što znači da nijedan sustav nije najbolji za sve vrste organizacija. Važno je uskladiti mogućnosti računovodstvenog sustava s potrebama korisnika. Na primjer, financijski računovodstveni sustavi za obrazovne ustanove općenito upravljaju operativnim financijama uz upravljanje financijskim doprinosima. Financije škole ili sveučilišta uključivale bi obrazovne i opće troškove, dok bi računovodstveni sustav za maloprodaju možda trebao upravljati kategorijama za sirovine i maloprodaju.
Dobivanje odgovarajuće vrste računovodstvenog sustava posebno je važno kada se radi o financiranju velike organizacije kao što je sveučilišni ili javni školski sustav. Kada se obrađuje vrste financiranja obrazovne organizacije, kategorije mogu uključivati zajmove, zadužbine i financiranje od državnih organizacija. Ti se izvori financiranja često moraju bilježiti i obraditi odvojeno jer neka sredstva imaju ograničene svrhe ili uvjete financiranja koji mijenjaju način na koji računovođa mora evidentirati svoje transakcije.
Financijski računovodstveni sustavi često se razlikuju kada se koriste u različite svrhe. Sustavi za analizu financija poduzeća u svrhe ulaganja od strane korisnika izvan tvrtke razlikovali bi se po sučelju i funkciji od sustava menadžerskog računovodstva koji se bave zadacima unosa financijskih podataka i korištenja financijskih informacija unutar tvrtke. To je uglavnom zato što investitor koji gleda financijske informacije za tvrtku zahtijeva drugačiji skup informacija i značajki od onih koji menadžer tvrtke zahtijeva od internih sustava financijskog upravljanja.
Softverski programi koji imaju financijsko računovodstvene sustave općenito imaju značajke uključujući ljudske resurse, planiranje i funkcije upravljanja procesima. Višenamjenski softverski sustavi za upravljanje dizajnirani su kako bi omogućili organizaciji integraciju i dijeljenje informacija kroz nekoliko odjela u tvrtki. Koristeći ove vrste sustava, organizacija poput škole može imati administraciju da izravno unose informacije koje su dostupne svim ovlaštenim stranama unutar sustava, ubrzavajući operacije i potencijalno povećavajući točnost informacija unutar sustava.