Da biste napisali pismo o smanjenju, obično biste trebali započeti tako da imate sve potrebne dokumente koje trebate navesti ili uključiti, te napravite kopije tih dokumenata za slanje. Zatim biste trebali započeti svoje pismo uključivanjem podataka za kontakt primatelja, kao što je ured Internal Revenue Service (IRS) s kojim kontaktirate, te svoje ime i podatke za kontakt. Pismo bi trebalo sadržavati jasnu i jezgrovitu naznaku naknada koje su vam naplaćene, a koje želite smanjiti, te razlog zašto smatrate da ne biste trebali plaćati te naknade. Vaše pismo za smanjenje naknade treba naznačiti da niste postupili iz loše volje ili zlobe i pokazati da želite riješiti problem na razuman način.
Pismo o smanjenju naknade je pismo napisano agenciji ili tvrtki, često Poreznoj upravi, u pokušaju da se traži smanjenje kaznenih naknada ili drugih troškova koje vam organizacija naplaćuje. Uz pismo trebate priložiti određeni broj dokumenata, stoga provjerite imate li sve potrebne dokumente dok ga pišete i napravite kopije tih dokumenata koje ćete poslati uz pismo. Nemojte slati originalne dokumente s pismom o smanjenju naknade jer se oni mogu izgubiti poštom. Trebali biste uključiti kopiju ili referencu pisma koje ste primili u kojem se navodi što dugujete, uključujući broj predmeta ako je primjenjivo i svu dokumentaciju koju imate da potkrijepite razlog za smanjenje.
Vaše pismo o smanjenju naknade treba započeti s podacima za kontakt za tvrtku ili ured s kojim se obraćate, a zatim vašim osobnim podacima za kontakt. Ako znate ime osobe u tvrtki, kao što je osoba koja vas je kontaktirala ili agent Porezne uprave, tada biste trebali uputiti svoje pismo o smanjenju naknade toj osobi, inače možete upotrijebiti “Koga se to može odnositi”. Zatim biste trebali jasno navesti da tražite odbitak za iznos koji vam je naplaćen, i navesti datum pisma koje ste poslali i broj vašeg slučaja ili računa ako je dostupan. Razlog zbog kojeg tražite smanjenje naknade tada treba biti jasno naveden i trebao bi biti legitiman razlog kao što je prirodna katastrofa, ozbiljna bolest ili smrt u obitelji.
Trebali biste uključiti dokumentaciju koja potkrepljuje razlog koji navodite u svom pismu za smanjenje naknade, kao što su fotografije štete uzrokovane katastrofom, liječničko pismo kojim se potvrđuje vaša bolest ili smrtovnica za člana obitelji. Ako je moguće, pokušajte uključiti neki oblik djelomičnog plaćanja ili zahtjev za obročnom otplatom iznosa koji je uzrokovao kaznu koju želite ublažiti. Ovo je gesta u dobroj vjeri koja nije strogo nužna, ali može povećati vjerojatnost da će vaše smanjenje biti prihvaćeno. Trebate imati na umu da pismo o smanjenju naknade može biti pravni dokument i da namjerna obmana u takvom pismu može biti razlog za optužbe za prijevaru ili krivokletstvo.