Knjiga je knjiga ili računalna datoteka koja se koristi za unos računovodstvenih zapisa. Obično navodi zaduženja i kredite povezane s subjektom za koji se transakcije bilježe. Knjige su tradicionalno bile na papiru i često su se unosile u uvezane knjige. S početkom računalnog doba, elektroničke verzije postale su sve češće.
Postoje tri uobičajene vrste knjiga: glavne knjige, knjige kupovine i prodaje. Često se sva tri koriste zajedno. Glavna knjiga je najrazrađenija, dok knjige kupnje i prodaje bilježe transakcije samo vjerovnika, odnosno kupaca.
Glavna knjiga je obično organizirana s pet različitih vrsta računa: imovina, obveze, prihodi, rashodi i vlasnički kapital. Neke glavne knjige također će prikazati dobitke i gubitke. Koristi stil unosa poznat kao knjigovodstvo dvostrukog unosa. To znači da ako se nešto oduzme s jednog računa onda se mora dodati na drugi. Standardni format je da se unosi zaduženja pojavljuju u stupcu s lijeve strane, a krediti na desnoj strani.
Knjiga kupnji prati sve iznose koji se plaćaju i duguju dobavljaču kredita. To može biti jedna knjiga s nekoliko kategorija ili serija knjiga tako da postoji po jedna za svakog dobavljača. Uobičajeni unosi uključuju informacije iz faktura i kreditnih zapisa. Iznos koji se duguje dobavljaču je saldo, također poznat kao računi ili obveze prema dobavljačima.
Knjiga prodaje prati kreditne račune kupaca ili dužnika. Ovaj zapis se često naziva računima ili potraživanjima od kupaca. Stanje ovog računa je iznos duga od kreditnih klijenata. Ove vrste transakcija evidentiraju se kao imovina. Knjige prodaje se često koriste za određivanje iznosa dugovanja kupaca na kraju mjeseca ili za izradu izvješća o prodaji.
Knjige obično služe kao trajna evidencija za sve financijske transakcije subjekta. Često se koriste za izradu financijskih izvještaja svakog izvještajnog razdoblja. Ovi zapisi također mogu biti korisni za istraživanje prošlih problema. Posjedovanje točnih poslovnih knjiga nije samo najbolje za dobrobit subjekta, već je i zakonska potreba.
Računalne knjige dolaze u različitim formatima, ovisno o potrebama subjekta. Male, jednostavne operacije često mogu koristiti proračunske tablice za praćenje računa. Veće organizacije često će koristiti računovodstveni softver. To može biti proizvod za masovno tržište, prilagođeni program ili softver koji je razvijen posebno za tvrtku.