Gradska knjiga, koja se također naziva kućna knjiga, je računovodstvena metoda hotela za praćenje transakcija koje nisu gosti. Hotelsko računovodstvo se dijeli na front-office i back-office poslove. Prednji ured obično se bavi registriranim gostima i bilježi njihove transakcije u knjigu gostiju. Novac s kojim hotel rukuje, a koji se ne može pripisati trenutno prijavljenom gostu, postaje dio gradske knjige i njime upravlja računovodstvo u pozadinskom uredu.
Računovodstveni sustavi koriste knjige za prikupljanje povezanih računa. Gradska knjiga je zbirka povezanih računa koja prati novac koji hotel donosi, a koji nije dio transakcije povezane s trenutačno registriranim gostom. Neki hoteli koriste drugačiju terminologiju za ovu knjigu, nazivajući je knjigom kuća ili knjigom ne-gosti. Kako god se knjiga mogla nazvati, međutim, funkcija ima tendenciju biti ista u standardnim hotelskim računovodstvenim sustavima.
Gradske knjige obično sadrže najmanje četiri računa. Prva vrsta računa postavlja se za pojedince i tvrtke koje koriste hotel za sastanke i događaje. Novac prikupljen od ove vrste kupaca obrađuje računovodstvo hotela, umjesto recepcije. Ti korisnici obično primaju mjesečni račun ili fakturu s detaljima o troškovima povezanim s događajem, a ne troškovima boravka u hotelu. Vjenčanja, konferencije, seminari i grupni sastanci primjeri su događaja koje bi ovaj račun pratio u knjizi.
S tim u vezi, druga vrsta računa upravlja transakcijama za putujuće rukovoditelje. Ako tvrtka ima otvoren račun u hotelu koji omogućuje bilo kojem od zaposlenika tvrtke boravak dok su u gradu, transakcije se bilježe u knjizi kao kućni račun tvrtke. Računovodstveni odjel obično mjesečno obračunava tvrtku za generirane troškove.
Drugi račun gradske knjige obično djeluje kao račun kreditne kartice. Kada gost koristi kreditnu karticu za plaćanje, iznos se prenosi iz knjige gostiju u gradsku knjigu dok hotel čeka da izdavatelj kreditne kartice objavi plaćanje. To odražava činjenicu da gost više ne boravi u hotelu, pa otvoreni račun ne može ostati na recepciji. Nakon što gost ode, računovodstvo hotela je odgovorno da se pobrine da izdavatelj kreditne kartice izvrši plaćanje.
Gosti koji prilikom odlaska ne podmire svoje račune također se iznose prebacuju na račun u gradskoj knjizi. Računovodstvo postaje odgovorno za pokretanje postupka naplate protiv te osobe ili praćenje po potrebi. To osigurava da je zadatku dodijeljen hotelski odjel koji je najsposobniji upravljati procesom prikupljanja.