Kako odabrati najbolji organizator datoteka?

Odabir najboljeg organizatora datoteka ovisi o vrstama i količini datoteka koje trebate organizirati. Za neke ljude, mali ormarić za datoteke ili čak samo ladica stola s pregradama može biti učinkovit način organiziranja datoteka. Drugi će ljudi trebati veći ormar za datoteke, niz ormarića za datoteke ili sustav za arhiviranje s policama polica. Digitalno arhiviranje još je jedna opcija koja može osloboditi mnogo prostora u uredu, kao što je skeniranje dokumenata u računalo, njihovo organiziranje u virtualne datoteke te uništavanje i recikliranje starih papirnatih kopija.

Mnogi ljudi smatraju da, ako imaju dovoljno duboku ladicu stola, može dobro funkcionirati kao organizator datoteka. Pregrade ili čak i viseće mape za datoteke mogu se kupiti u trgovinama uredskog materijala i mogu se organizirano držati u ladici, a da im je i dalje vrlo lako pristupiti. Veća zbirka datoteka može zahtijevati kupnju jednog ili više namjenskih ormarića za datoteke, koji su obično dostupni u vrlo jeftinim aluminijskim verzijama u trgovinama uredskog materijala. Dostupni su i drveni ormari koji mogu sadržavati viseće mape s datotekama, iako su oni obično mnogo teži i skuplji. Organizator datoteka dizajniran za kućnu upotrebu često je dostupan u neutralnim bojama, poput bež, kako bi se bolje uklopio s okolinom.

Veći uredi mogu kupiti niz većih ormarića za datoteke za pohranu većeg broja datoteka. Police postavljene na zid također mogu funkcionirati kao organizacijski sustav datoteka, a popularna je metoda za liječničke ordinacije, gdje je važno brzo i jednostavno pristupiti datotekama. Liječnički uredi možda neće moći u potpunosti digitalizirati datoteke, ali druge vrste ureda mogu otkriti da mogu eliminirati potrebu za glomaznim organizatorom datoteka u ordinaciji ako počnu pretvarati datoteke u digitalne verzije.

Tehnologija omogućuje skeniranje papira i datoteka u računalo, a zatim elektronički pristup. Računalo može vrlo dobro funkcionirati kao organizator datoteka, što znatno olakšava pronalaženje određenih dokumenata i smanjuje upotrebu papira i prostora u uredu. Baze podataka datoteka također je puno lakše ažurirati i upravljati njima nego pokušavati ažurirati stotine ili čak tisuće papirnatih datoteka ako je potrebno izvršiti promjene; štoviše, lako se mogu pretraživati ​​po gotovo svim kriterijima. Organiziranje digitalnih datoteka često je izvrsna metoda i za kućnu upotrebu, a sve što je potrebna je kupnja skenera za pretvaranje dokumenata u digitalne verzije.