Postoji nekoliko čimbenika koje treba uzeti u obzir pri angažiranju glazbenika uživo za događaj. Nastup glazbenika uživo može utjecati na ukupni uspjeh događaja, stoga se mora istražiti reputacija glazbenika i stil izvedbe prije nego što se pristane angažirati. Glazbenici uživo trebali bi isporučiti vlastitu osnovnu opremu i ponuditi popis pjesama ili glazbene odabire među kojima kupci mogu birati. Kako bi zaštitili obje strane, obvezujući ugovor trebao bi biti dio procesa zapošljavanja.
Za stvaranje željene atmosfere potrebno je odabrati odgovarajuće glazbenike uživo. Mora se odrediti hoće li glazbenici uživo biti predstavljeni zabavom ili će jednostavno pružiti pozadinsku glazbu tijekom cijelog događaja ili samo jednog dijela. Tipični glazbeni sastavi uključuju jazz trio, kvartet puhača ili sting kvartet ili duet flaute i harfe. Kategorije instrumenata koje možete birati uključuju drvene puhače, limene, gudače i glas. Ako će glasovir biti dio glazbene izvedbe uživo, mora se odrediti njegov položaj i također mora biti uštiman.
Obično se najbolji glazbenici mogu odabrati razgovorom s drugim ljudima koji su angažirali glazbenike uživo za slične prilike. Ako je moguće, prisustvovanje nastupu na drugom mjestu osigurat će stil glazbenika i glazbeni odabir prikladan za planirani događaj. Također je pametno da pojedinci zatraže popis pjesama ili se raspitaju jesu li glazbenici uživo u stanju “pokriti” glazbeni katalog određenog izvođača ili izvesti određeni stil ili žanr glazbe.
Navođenje svih bitnih pojedinosti ugovora o zapošljavanju prije potpisivanja može uštedjeti dragocjeno vrijeme, kao i svaku frustraciju uzrokovanu nesporazumima kasnije. To će također osigurati da su glazbenici dostupni na željeni datum i vrijeme te da su njihovi troškovi unutar proračuna. Najbolje je unaprijed dogovoriti sve detalje, kao što su naknade za nastup, depozit te vrsta i duljina nastupa. U slučaju greške, dobivanje detalja u pisanom obliku i izricanje dogovora u slučaju da bilo koja strana ne održi svoj kraj sporazuma je mudar korak.
Za nastup uživo može biti potrebna dodatna scenska oprema. Možda će biti potrebna koordinacija između glazbenika uživo i vlasnika ili upravitelja prostora kako bi se osigurala sva potrebna oprema za nastup. Također je pametno da pojedinci posjete mjesto održavanja kako bi se osiguralo da postoji dovoljno velika pozornica dostupna glazbenicima za siguran i udoban nastup te da su dostupne odgovarajuće električne utičnice i rasvjeta. Također je korisno dopustiti glazbenicima uživo pristup prostoru za postavljanje prije vremena nastupa.