Opća baza podataka je zbirka informacija raspoređenih u format tablice, koja sadrži informacije o određenom aspektu sustava ili organizacije. Na primjer, jedna uobičajena funkcija kojoj baza podataka vjerojatno služi je kao baza podataka o zaposlenicima, koja sadrži ime, datum rođenja i druge važne informacije o ljudima koji rade za tvrtku. Baza podataka o materijalima specifična je vrsta baze podataka koja se koristi za smještaj informacija o razvoju, dizajnu, eksperimentalnim rezultatima i standardima koji se koriste za industrijske materijale.
Na primjer, baza podataka materijala za tvrtku za opskrbu kemikalijama može sadržavati informacije o najnovijem razvoju proizvoda tvrtke, formulama koje su već isprobali i testirali te općim standardima i skupovima pravila za dizajniranje novih kemijskih spojeva. Postavljanje svih ovih informacija u bazu podataka omogućuje svima unutar organizacije da dijele zajedničku perspektivu, provodeći dosljednost standarda u cijeloj organizaciji.
Osim toga, česta ažuriranja baze podataka materijala osiguravaju gotovo trenutnu povratnu informaciju kroz različite odjele tvrtke. Bez baze podataka o radnim materijalima, ako odjel X završi rad na određenom projektu, odjel Y neće saznati za to mnogo kasnije. Uz bazu podataka o radnim materijalima, odjel Y imat će te informacije u trenutku kada pristupe i provjere najnovije zapise o eksperimentalnim rezultatima u sustavu. To pojednostavljuje komunikaciju u cijeloj tvrtki, smanjujući suvišnost u testiranju i eliminirajući otpad tijekom razvojnog ciklusa.
Prije je baza podataka materijala mogla biti pohranjena i ograničena na unutarnju mrežu tvrtke. To je smanjilo učinkovitost baza podataka za organizacije s više sjedišta diljem svijeta, jer bi svaka pojedinačna lokacija za istraživanje djelovala autonomno od ostalih. S pojavom Interneta kao izvedivog mjesta za pohranu osjetljivih informacija, moderne baze podataka materijala mogu se pohranjivati ili pristupati na mreži. To povezuje sve različite lokacije organizacije, pomažući dodatno smanjiti troškove.
Informacijama u bazi podataka materijala pristupa se putem standardnog jezika strukturiranih upita (SQL). SQL je programski jezik koji se koristi za izdvajanje određenih informacija iz baze podataka na temelju korisničkih kriterija. Na primjer, koristeći SQL, korisnik baze podataka materijala može jednostavno zatražiti rezultate svih testova na “Projektu X” između bilo kojeg raspona datuma. Te se informacije prikazuju na zaslonu u obliku tablice, s popisom svih zapisa u bazi podataka koji odgovaraju željenim kriterijima.