Datoteka potpisa je mala tekstualna datoteka koja je priložena na kraju e-pošte. Sadrži potpis i druge podatke, poput telefonskog broja ili adrese web stranice. Korištenje jednog štedi vrijeme i energiju jer ga možete postaviti tako da bude priložen svaki put kada pošaljete e-poštu i ne morate više puta upisivati iste podatke.
Većina programa i usluga za e-poštu dopušta stvaranje datoteke potpisa kao dijela programa ili aplikacije. Mnogi vam također dopuštaju dodavanje datoteke koja je stvorena pomoću programa za obradu teksta. Obično se datoteka može dodati tako da odete u odjeljak “Opcije” programa za e-poštu.
Sadržaj datoteke potpisa je neograničen. Može sadržavati tekst, web veze, pa čak i fotografije ili umjetnička djela. Obično će sadržavati potpis uz podatke za kontakt, kao što je broj telefona ili faksa ili poveznica na web stranicu. Mnogi poslovni korisnici dodaju i logotip svoje tvrtke. Često ljudi koji koriste datoteku potpisa u svojoj osobnoj e-pošti također odlučuju uključiti omiljeni citat ili izreku koja ili definira njihova uvjerenja ili ih inspirira.
Iako postoji mnogo opcija pri korištenju datoteke potpisa, obično se preporuča slijediti određene protokole kada se kreiraju za poslovnu upotrebu. Održavanje profesionalnosti bez pretjerane neformalnosti obično je ključna točka koju treba zapamtiti. Na primjer, kada koristite datoteku s potpisom u poslovnoj e-pošti, najbolje je izostaviti osobnu ponudu. Također, preporuča se ostaviti razmak između zadnje rečenice vaše poruke i potpisanog dijela datoteke. To ga održava čistim i urednim te lako ističe podatke za kontakt.
Jedna od glavnih prednosti posjedovanja datoteke potpisa je ta što većina aplikacija za e-poštu dopušta korištenje više od jedne datoteke. Ovo je korisno, posebno za poslovnu upotrebu, jer datoteku možete opskrbiti različitim klijentima ili u različitim fazama poslovanja. Nakon što postoji uspostavljen odnos s klijentom, potpis koji je malo manje formalan mogao bi izgledati bolje. Za osobe koje šalju e-poštu s privatnog računa, promjena datoteke može biti zgodna za razlikovanje između prijatelja, obitelji i manje osobnih kontakata.
Iako je datoteka s potpisom najčešća upotreba za e-poštu, može se koristiti i s drugim aplikacijama. Neke usluge razmjene trenutnih poruka (IM) omogućuju njihovo dodavanje, kao i neke Usenet grupe. Također se često može vidjeti i na chat forumima.