Također poznato kao dijeljenje radne površine, dijeljenje zaslona je mogućnost omogućavanja drugima unutar sigurne veze da vide trenutni sadržaj radne površine računala. Pristup s udaljene radne površine ove posebne vrste često je od pomoći u aplikacijama za web konferencije, budući da moderatoru ili voditelju konferencije dopušta drugim sudionicima da vide dokument ili prezentaciju koju voditelj trenutno prikazuje na svojoj radnoj površini. Dijeljenje zaslona omogućuje prikaz radne površine i provođenje onoga što je poznato kao vođeni web-obilazak, dopuštajući drugim ljudima da gledaju kako moderator konferencije pregledava različite web stranice ili čak demonstrira funkcionalnost tražilice.
Dijeljenje zaslona ponešto se razlikuje od drugih oblika dijeljenja aplikacija, jer sudionici obično ne moraju preuzimati ili predmemorijati datoteke prije početka web konferencije. Obično je sve što je potrebno je internetska veza i vjerodajnice za prijavu da biste prisustvovali online konferenciji. Ovisno o konferencijskoj platformi koja se koristi, mogu postojati neka ograničenja za verzije različitih preglednika koji su kompatibilni. To znači da će sudionici možda morati nadograditi na noviju verziju određenog preglednika kako bi sudjelovali u dijelu sastanka s dijeljenjem zaslona.
Jedna od prednosti dijeljenja zaslona je da domaćin ili moderator ne moraju prosljeđivati datoteke ili upute za preuzimanje prezentacija prije sastanka. Domaćini mogu raditi na sadržaju prezentacije sve do vremena početka konferencije, što olakšava upravljanje pojedinostima u posljednjem trenutku koje vam padnu na pamet. To može biti posebno važno kada je tema web konferencije neka vrsta razvojne situacije s kojom se tvrtka suočava ili informacije relevantne za sastanak ne dođu do domaćina do posljednje minute.
Iako je dijeljenje zaslona iznimno koristan alat za web konferencije, važno je zapamtiti da tijekom sastanka sudionici mogu vidjeti sve što je prikazano na radnoj površini domaćina. Dok neki alati za dijeljenje zaslona uključuju značajku koja omogućuje blokiranje prikaza svih osim jednog dijela radne površine, većina dizajna omogućuje sudionicima da vide ukupnu radnu površinu baš kao što domaćin vidi područje prikaza. Zbog toga je za domaćina ili voditelja vrlo važno da zatvori pretince e-pošte i sve druge datoteke koje nisu relevantne za temu sastanka. Time se minimaliziraju šanse da se slučajno prikaže nešto što nije prikladno za sastanak i da se može posramiti voditelj ili bilo koji od sudionika.