Procjenjuje se da mnogi korisnici računala, osobito u velikim organizacijama, mogu imati 10 do 20 korisničkih ID-ova. Svaki od njih zahtijeva svoju lozinku. Stoga pamćenje svih tih korisničkih ID-ova i lozinki može biti zastrašujuće. Sinkronizacija lozinki način je da malo olakšate život korisnika računala sinkronizacijom lozinki tako da se sve podudaraju na više sustava.
Prednosti sinkronizacije lozinki su jasne. Oni koji to čine lakše pamte svoje lozinke. Također, iako neki kažu da bi jedinstvena lozinka za korisnika mogla smanjiti sigurnost, sinkronizacija lozinki zapravo može pomoći u poboljšanju sigurnosti, jer će biti manje razloga da korisnici zapisuju lozinke.
Iako je možda moguće postići sinkronizaciju lozinki ručno, postoje softverske aplikacije koje su razvijene za automatizaciju procesa. Softver obično radi na jedan od dva načina, kroz transparentan proces ili proces koji se temelji na webu. Transparentni proces sinkronizacije lozinke počinje raditi nakon promjene lozinke u jednoj aplikaciji. Zatim ide i mijenja sve ostale lozinke za koje je postavljena. U procesu temeljenom na webu, lozinke mijenja korisnik na Internetu.
Pojednostavljeni proces također može uštedjeti novac. Ako korisnik mora pojedinačno promijeniti do 20 lozinki, to može potrajati jako puno vremena. Često sustavi zahtijevaju od korisnika da povremeno mijenjaju svoje lozinke kako bi se smanjio rizik od neovlaštenog pristupa. Međutim, kada se sinkronizacija lozinke dogodi odjednom, korisnici se mogu mnogo brže vratiti svojoj izvornoj namjeni. To može pomoći poduzeću da poveća produktivnost.
Osim sinkronizacije lozinke, softver može pomoći administratorima i na druge načine. Softver može otkriti kada se pojavi zahtjev za promjenom lozinke i poslati podsjetnik e-poštom korisniku. To može omogućiti korisniku da se nosi s ovom administrativnom zadaćom u vrijeme kada, možda, nije toliko zauzet, pružajući korisniku malu fleksibilnost.
Nadalje, dok korisnici mogu koristiti sustav za sinkronizaciju lozinki za promjenu svih svojih lozinki odjednom, može doći do situacije u kojoj korisnik treba održavati zaporku koja je odvojena ili nije ista kao ostale. Softver za sinkronizaciju lozinki također to može uzeti u obzir, dopuštajući korisnicima da mijenjaju samo one lozinke koje žele.