Dnevnik promjene datoteka fizička je datoteka na uređaju za pohranu računala koja održava popis različitih izmjena napravljenih na datotekama i direktorijima unutar datotečnog sustava. Dnevnik promjena datoteke ne prati nužno specifične promjene napravljene na podacima koji se nalaze unutar datoteke; umjesto toga prati općenitije informacije o datoteci koja se nalazi u prostoru imena datotečnog sustava. U većini implementacija aplikaciji može pristupiti dnevniku promjene datoteke kao datoteci samo za čitanje, tako da su informacije koje sadrži dostupne, ali samo posebnim funkcijama sustava unutar operacijskog sustava dopušteno je modificiranje dnevnika; to čuva njegov integritet i sprječava zlonamjerne izmjene. Nekoliko programa može koristiti zapisnik promjena datoteka kako bi se izbjeglo skeniranje svake datoteke unutar datotečnog sustava kako bi se utvrdilo jesu li napravljene bilo kakve promjene. Softver za arhiviranje, skeneri virusa, programi za indeksiranje za internetske tražilice i paketi za mrežnu administraciju mogu koristiti zapisnik promjena datoteka za brzu provjeru bilo kakvih promjena napravljenih na sustavu od posljednjeg pokretanja programa.
Unutar datotečnog sustava, zapisnik promjena datoteka dizajniran je za praćenje promjena na visokoj razini u datotekama za razliku od atomskih promjena podataka pohranjenih unutar datoteke. To znači da zapisnik može zabilježiti promjene naziva datoteke, datum posljednje izmjene datoteke ili promjene dopuštenja pristupa datoteci. Ono što ne prati su konkretnije promjene, kao što su točno koji je program pristupio datoteci, lokacija podataka koji su promijenjeni ili koje su funkcije sustava korištene za izmjene.
Stvarni zapisnik promjene datoteke je datoteka unutar datotečnog sustava koji prati. Datoteka može biti dostupna baš kao i svaka druga datoteka, dopuštajući svakom programu da otvori i pregleda informacije, ili može biti sistemska datoteka koja je skrivena i namijenjena za gledanje samo korištenjem poziva operativnog sustava, metoda koja djeluje kao pristupnik u zaštiti dnevnika. U obje situacije, datoteka je samo za čitanje za sve programe osim za jezgreni operativni sustav kako bi datoteka bila uredna i kako bi se spriječilo neovlašteno mijenjanje. Upisivanje promjena u datoteku dnevnika obavlja samo operativni sustav, ponekad nakon što je promjena napravljena ili drugi put kao dio automatiziranog procesa ažuriranja.
Vanjski programi koji koriste zapisnik promjena datoteka obično to čine kako bi spriječili korištenje vrlo dugotrajnih postupaka koji ručno prolaze kroz svaku datoteku i direktorij unutar datotečnog sustava kako bi potražili promjene. Također se može koristiti za arhiviranje programa ili web alata za indeksiranje kako bi se spriječilo da programi moraju obraditi informacije koje su prethodno obrađene, umjesto da se fokusira samo na datoteke koje su promijenjene od posljednjeg skeniranja. Mrežni administratori mogu koristiti zapisnik za praćenje svih sumnjivih aktivnosti, kao što su promjene dopuštenja datoteka, koje bi inače bilo mnogo teže pratiti.