Smatra se važnom primarnom funkcijom, usluga prisutnosti je platforma ugrađena u komunikacijske tehnologije koja korisnicima omogućuje unos informacija o dostupnosti, pohranjivanje tog unosa i prenošenje na mrežu. Premium usluge prisutnosti korisnicima nude razne mogućnosti za emitiranje dostupnosti, trenutnih aktivnosti, lokacija i preferiranih metoda kontakta. Najčešće identificirana na platformama za razmjenu trenutnih poruka, tehnologija omogućuje korisnicima da komuniciraju kada im je to zgodno, već poznavajući preferiranu metodu komunikacije i dostupnost drugih strana. Usluga se također proširuje na poslovno okruženje, gdje komunikacijske aplikacije mogu iskoristiti prisutnost korisnika kako bi prenijele kritične informacije o korisnicima na korporativnoj mreži, što je izazvalo i kritike i pohvale.
Učinkovite usluge prisutnosti uključivat će širok raspon opcija i pridonijeti ostvarivanju različitih zadataka povezanih s komunikacijom. Obično, kao što je usluga, podržavaju mnoge vrste uređaja i koriste središnji sustav za upravljanje pojedinačnim i organizacijskim politikama, najčešće na poslužitelju. Iako se najviše prepoznaje na uslugama razmjene trenutnih poruka, usluga prisutnosti može se proširiti i na glasovne pozive ili bilo koji drugi oblik komunikacije. Usluga prisutnosti također može olakšati konferencijske pozive, video konferencije i usluge objedinjene razmjene poruka.
Međutim, poslužitelji nisu uvijek uvjet. Organizacije također mogu implementirati uslugu prisutnosti kao izravnu komunikacijsku vezu između korisnika. Ovo je korisno za male mreže koje nemaju puno korisnika ili u slučajevima kada korisnici iniciraju izravne veze, poput telefonske linije. U takvom slučaju usluga prisutnosti se manifestira u obliku signala zauzetosti ili snimke na kojoj se navodi da stranka nije dostupna ako ne može doći do telefona.
Usluga Presence može pomoći centrima za poslovne procese i odjelima za korisničku podršku da rade učinkovitije. S takvim mogućnostima, organizacije mogu eliminirati gubitak vremena povezan s aktivnostima poznatim kao “telefonska oznaka” ili “oznaka e-pošte”, u kojima strane razmjenjuju pokušaje da stupe u kontakt bez ikakvog izravnog kontakta. Pouzdane usluge prisutnosti omogućit će zaposlenicima da brzo procijene kada su drugi korisnici dostupni i reagiraju u skladu s tim. Za ilustraciju, ako voditelj odjela treba dogovoriti brzi sastanak, on ili ona mogu provjeriti mrežu kako bi saznali koji su zaposlenici dostupni i kako doći do njih. Nakon toga, upravitelj može zatražiti da prisustvuju samo oni koji su dostupni, ne ometajući one koji su zauzeti.
Iako postoje mnoge prednosti usluge prisutnosti, postoje i neke kritike. Privatnost je glavna briga za korisnike na mrežama koje koriste takvu tehnologiju. Na primjer, ako zaposlenik ima slobodan dan, a organizacijska politika to nalaže, sustav bi mogao dati njegov ili njezin kućni telefonski broj i naznačiti njegov ili njezin status. Takvi scenariji olakšavaju drugim zaposlenicima da započnu kontakt kako bi razgovarali o radnim aktivnostima, što bi moglo ometati privatne prilike.
Proliferacija umrežavanja i oslanjanje na informacije i komunikaciju u stvarnom vremenu razlog je zašto se usluga prisutnosti smatra glavnim osloncem, ugrađenim u temelje mnogih komunikacijskih tehnologija. Od 2011. godine stručnjaci su očekivali da će se ovaj trend nastaviti. Promjene bi se mogle dogoditi kao odgovor na društvene brige kao što je privatnost, ali se smatralo da će to utjecati na organizacijske politike, a ne na samu tehnologiju.