Svaki dan se stvaraju novi artikli koji pokušavaju učiniti da radno mjesto radi učinkovitije. Sustav za praćenje podnositelja zahtjeva, koji se također naziva softverska aplikacija podnositelja zahtjeva, još je jedna stavka na tom popisu. Skraćeno ATS, takav sustav pruža mogućnost prikupljanja velike količine informacija na jednom mjestu za potrebe poslovnog zapošljavanja i druge funkcije. Prilagođeni sustav praćenja kandidata može pomoći da upravljanje ljudskim resursima bude jednostavnije i manje oduzima vrijeme. Budući da je vrijeme novac u poslovanju, takav bi se sustav trebao isplatiti u kratkom roku.
Postoje različite opcije za male, srednje i velike tvrtke, kao i za različite vrste tvrtki. Veći dio posla regrutiranja može se rješavati putem računala sa sustavom za praćenje kandidata umjesto kroz brdo papirologije. Jedna zgodna značajka je mogućnost slanja specifičnih probirnih pitanja podnositelju zahtjeva na temelju pozicije za koju se on ili ona prijavljuje. Održavajući pitanja — i odgovore — na temu i na minimum, koristeći samo specifične, potrebne informacije po kandidatu, službenik za zapošljavanje može uštedjeti puno vremena.
Sustav za praćenje kandidata koristan je ne samo za prikupljanje životopisa ili prijava, već i za njihovo organiziranje prema unaprijed određenim kriterijima. Ormar za dosje pun životopisa općenito je poredan po abecedi, kako bi sustav bio jednostavan. ATS nudi mnogo veću fleksibilnost. Ako tvrtka preferira dvojezičnog kandidata ili kandidata s nekom drugom posebnom vještinom, čak i ako ta vještina nije nužno uvjet, tvrtka može odlučiti rangirati životopise na način koji daje prednost onima s posebnim vještinama.
Ostali podaci mogu se pratiti i putem sustava za praćenje podnositelja zahtjeva. ATS je općenito daleko lakši za pretraživanje od tipičnog sustava arhiviranja. Budući da prostor nije problem kao što bi bio kada koristite papirnate datoteke, mnogo više informacija može se pohraniti na dulje vrijeme. To također omogućuje jednostavnije procjene učinka i stvara lakši sustav za promicanje iznutra.
Druga je mogućnost korištenje sustava za praćenje kandidata za praćenje potencijalnih klijenata ili izvora putem kojih tvrtke mogu pronaći odgovarajuće podnositelje zahtjeva. Tehničke škole u određenom području mogu objaviti popis nadolazećih diplomanata, što bi moglo postati plodan izvor novih radnika za tvrtku u tom području. Ploče za posao ili one koje objavljuju životopise također mogu biti dobri potencijalni klijenti, što se može pratiti pomoću ATS-a. Neki sustavi će također omogućiti masovno objavljivanje na takvim pločama, navodeći mogućnosti i zahtjeve tvrtke za osobe koje traže posao.