Zaključavanje datoteka kontrolna je značajka koju većina mrežnih administratora i sistemskih inženjera koristi unutar operacijskog sustava. Značajka omogućuje administratorima da dodijele određene vrste pristupa određenim datotekama i mrežnim mapama. Pojedinačnim korisnicima računala može biti potpuno ograničen pristup datotekama, pristup za čitanje, pristup za čitanje i pisanje ili puni pristup. Ove vrste dopuštenja mogu se postaviti za podatke koji se dijele na mreži ili unutar registra pojedinačnih računala za podatke koji se pohranjuju lokalno.
Budući da računalne mreže povezuju više korisnika s poslužiteljima baze podataka koji mogu pohraniti osjetljive informacije, zaključavanje datoteka može spriječiti promjenu ili brisanje podataka od strane neovlaštenih osoba. Na primjer, dva stručnjaka za naplatu koji rade u odjelu financija školskog okruga možda će morati međusobno podijeliti nekoliko dokumenata. Zbog ograničenja pohrane na lokalnim računalima, može se stvoriti zajednička mrežna mapa s pristupom za čitanje i pisanje dodijeljen samo dvojici stručnjaka za naplatu.
Kada pojedinac stvori dokument i pohrani ga kao datoteku na svom lokalnom računalu, možda će moći koristiti opciju zaključavanja datoteke programa za ograničavanje pristupa. To se obično radi ako će se dokument dijeliti putem e-pošte ili ako više korisnika ima pristup datotekama lokalnog računala. Na primjer, autor dokumenta za obradu teksta može htjeti dopustiti drugim korisnicima da čitaju podatke bez mogućnosti mijenjanja njegovog sadržaja. U ovom slučaju, datoteka bi vjerojatno bila označena kao “samo za čitanje” za sve osim autora, čime bi se spriječilo druge da uređuju dokument.
Pristup za čitanje i pisanje vrsta je postavke zaključavanja datoteka koja će korisnicima omogućiti pristup i promjenu podataka. Ova postavka ograničava određenim korisnicima mogućnost potpunog uklanjanja mapa i dokumenata s mrežnih poslužitelja i lokalnih tvrdih diskova. Postavka dopuštenja za čitanje-upisivanje ili modificiranje može se dodijeliti korisniku računala koji treba spremati personalizirane podatke u mape datoteka softverskog programa. U poslovnom okruženju, potpuna kontrola obično nije dodijeljena softveru jer korisnicima omogućuje brisanje programa, što može stvoriti nepotreban posao za informacijsko-tehnološko osoblje tvrtke.
Postavke zaključavanja datoteka dopuštaju administratorima da dodijele puni pristup mapama i podacima za posebne korisnike. Ova vrsta kontrole obično se daje osoblju za podršku informacijskoj tehnologiji organizacije budući da mora rješavati širok raspon problema. Potpuna kontrola omogućuje im da potpuno brišu i mijenjaju mape, softverske aplikacije i podatke kada je to potrebno.