Softver za planiranje događaja je softverski proizvod koji je dizajniran da pomogne ljudima u planiranju događaja. Mogu ga koristiti profesionalni organizatori događaja, a dostupne su i verzije za osobnu upotrebu za ljude koji žele koristiti softver u planiranju privatnih događaja. Ovaj specijalni softverski proizvod može biti skup, pogotovo ako dolazi s nizom specijaliziranih značajki, a prilikom kupnje ljudi bi se trebali raspitati o tome što licenca pokriva. Na primjer, neki programi se mogu instalirati na više računala koja će se međusobno sinkronizirati, dok u drugim slučajevima licenca pokriva samo jedno računalo.
Planiranje događaja zahtijeva veliku količinu organizacije. Softver za planiranje događaja koristi se za upravljanje detaljima događaja. Ti detalji uključuju sve, od kontakt podataka svih uključenih osoba do podsjetnika koji šalju upozorenja kada je potrebno poduzeti određenu radnju, kao što je slanje depozita. Planeru događaja korištenje takvog softvera može biti prikladnije od pokušaja prilagođavanja osnovnih softverskih programa za planiranje događaja.
Softver obično omogućuje planiranje više događaja u isto vrijeme. Korištenjem softvera za planiranje događaja ljudi mogu sastaviti kalendar zadataka, napraviti bilješke o svim uključenim dobavljačima, spremati kopije ugovora, zapisivati sastanke i telefonske pozive te napraviti druge bilješke relevantne za planiranje događaja. Sposobnost sinkronizacije također može biti vrlo važna. Koristeći softver za sinkronizaciju, planer događaja može ponijeti prijenosno računalo na sastanak kako bi bilježio i sinkronizirao prijenosno računalo s stolnim računalom u uredu.
Ovaj softver je dizajniran da pojednostavi organizacijski aspekt planiranja događaja tako da se planer događaja može usredotočiti na širu sliku. Softver za planiranje događaja također je koristan za sprječavanje promašaja i nesreća koje bi mogle pokvariti veliki dan. Na primjer, softver može automatski generirati popise za provjeru za različite vrste događaja koji se koriste kako bi se osiguralo da su pokrivene osnove kao što su mjesto, catering, oprema i tako dalje i da planer događaja ne zaboravi naručiti svadbenu tortu .
Softver za planiranje događaja može doći s nizom značajki. Kada kupujete specijalne softverske proizvode, pomaže sjesti i razmisliti o popisu željenih funkcionalnosti softvera. Na primjer, planer događaja možda želi softver koji može generirati pozivnice, ispisivati standardne ugovore i generirati druge dokumente. Isto tako, planeri događaja mogli bi voljeti značajke kao što su automatski podsjetnici e-poštom koji se šalju dobavljačima i sudionicima, prostor za pohranu fotografija mjesta i tako dalje. Planeri događaja trebali bi razmisliti o načinu na koji trenutno postižu organizaciju kako bi bili sigurni da će usluge za koje znaju da im trebaju biti pružene.