Uvjetno oblikovanje omogućuje računalnom programu da automatski primijeni stilove na informacije u dokumentu, što je određeno skupom pravila koje je unio korisnik. Najčešće se koristi u proračunskim tablicama, gdje korisnici možda žele moći primijeniti stilove kako bi razlikovali određene stavke podataka kako bi dokument učinili lakšim za čitanje. Mnogi softverski programi podržavaju ovu značajku, a može se i ručno programirati ako nije dostupna ili je previše ograničena za korisnika. Jedna stvar koju treba biti svjesna je da u vrlo velikim dokumentima uvjetno oblikovanje ponekad može stvoriti pogreške, a učitavanje dokumenta može potrajati dulje jer program mora provjeriti sve podatke u odnosu na uvjete prije nego što se može prikazati.
U jednostavnom primjeru uvjetnog oblikovanja, korisnik može održavati knjigu transakcija u proračunskoj tablici gdje bi bilo korisno imati dugovanja u crvenoj, a kredite u zelenoj. To može omogućiti korisniku brzu identifikaciju ključnih transakcija na prvi pogled, bez potrebe za ručno formatiranjem svakog unosa. Korisnička mačka postavlja ove uvjete, a program za proračunske tablice automatski će primijeniti boje prema uputama. Mogu se dodati i drugi uvjeti, kao što je podebljanje teksta za unose koji stvaraju negativan saldo.
Ograničenja uvjetnog oblikovanja mogu ovisiti o programu. Neki dopuštaju samo određeni broj uvjeta. Također je važno imati na umu da program može primijeniti uvjete navedenim redoslijedom. Nakon što pronađe podudaranje, prestat će provjeravati ostale uvjete. U ovom primjeru, na primjer, redoslijed uvjeta je vrlo važan. Ako je kodiranje u boji prvo navedeno, zaduženje koje stvara negativan saldo bilo bi crveno, ali ne i podebljano.
Ovo može biti izuzetno koristan alat za prikaz proračunskih tablica i sličnih dokumenata. Može omogućiti korisnicima da istaknu određene vrste podataka ili unosa od interesa kako bi informacije bile lakše za čitanje. Uvjetno oblikovanje također ima neka ograničenja koja treba uzeti u obzir i može pomoći čitanje dokumentacije povezane s određenim programom kako biste saznali što može, a što ne može. Neki programi mogu dopustiti korisnicima stvaranje vlastitog programiranja, u kojem slučaju mogu zaobići probleme s opcijama uvjetnog oblikovanja.
Korisnici mogu poništiti formatiranje uklanjanjem uvjeta i dopuštanjem da se podaci vrate u normalu. Možda bi bilo preporučljivo testirati pravila na malom skupu uzoraka ćelija kako biste vidjeli kako funkcioniraju prije nego što ih primijenite na cijeli dokument. To može omogućiti korisniku da potvrdi da formatiranje radi kako je očekivano.