Klasifikacija podataka sastoji se od analize i kategorizacije imovine podataka organizacije s ciljem određivanja odgovarajućeg pristupa, pohrane i zadržavanja. To je disciplina unutar šireg područja upravljanja podacima. Osim toga, dio je upravljanja životnim ciklusom informacija (ILM).
Kao dio ILM-a, klasifikacija podataka pomaže organizaciji razumjeti različite aspekte svojih podataka, koji uključuju sigurnost, zakonske zahtjeve i zahtjeve usklađenosti, poslovnu važnost, potrebe dostupnosti i njezinu trenutnu lokaciju. Nakon što se razumiju različiti aspekti podataka, može se primijeniti politika prikladna za njihovu sigurnost i zadržavanje. Projekt klasifikacije trebali bi poduzeti vlasnici poslovnih procesa i pravni predstavnici i predstavnici za usklađenost u partnerstvu s odjelom informacijske tehnologije (IT). Iako su softverski alati dostupni za pomoć u prikupljanju i analizi, proces klasifikacije podataka prvenstveno je ručan i može biti dugotrajan.
Podaci se smatraju jednom od dvije vrste: strukturiranim ili nestrukturiranim. Strukturirani podaci se obično nalaze u bazama podataka. Često su to informacije specifične za organizaciju, kao što su podaci o zaposlenicima, kupcima i proizvodima. Obično se informacijama ne može izravno pristupiti, ali im se mora pristupiti putem sučelja za programiranje aplikacija (API). Nestrukturirani podaci nalaze se u elektroničkim ili papirnatim dokumentima, e-mailovima ili drugim vrstama sadržaja slobodnog oblika, koji mogu uključivati audio i video datoteke.
Klasifikacija podataka može koristiti organizaciji na nekoliko načina. Dokaz o postojanju politike i pridržavanju politike mogao bi biti potreban za ispunjavanje vladinih propisa o rukovanju financijskim ili osjetljivim podacima. Zahtjevi poreznog zakona jedan su od primjera ovih propisa. Klasifikacija podataka može biti od koristi organizaciji u slučaju pravnog spora, jer odgovarajuća klasifikacija podataka, zajedno s implementiranom politikom ILM-a, osigurava da su podaci koji se traže u sudskom sporu dostupni, a da vanjski podaci nisu dostupni. Organizacija se može zaštititi od postupaka nezadovoljnih zaposlenika ili pogrešaka zaposlenika na odgovarajući način klasificirajući i ograničavajući pristup vlasničkim, visoko povjerljivim i strogo povjerljivim podacima.
Neke druge prednosti klasifikacije podataka uključuju potencijalno smanjenje troškova sigurnosnog kopiranja i pohrane jer se podaci neće održavati dulje nego što je potrebno. Mediji za pohranu podataka također bi trebali biti usklađeni sa zahtjevima o dostupnosti. Drugim riječima, podaci koji su potrebni odmah moraju biti na uređaju za pohranu koji im omogućuje trenutni pristup, kao što je mrežni poslužitelj. Podaci koji nisu odmah potrebni mogu se pohraniti na uređaj koji ne pruža neposredan pristup, kao što je digitalna vrpca.
Osim ispunjavanja zakonskih zahtjeva i zahtjeva sukladnosti, razumijevanje podataka moglo bi donijeti i druge važne prednosti. Organizacija koja je analizirala i klasificirala svoje podatke mogla bi učinkovitije izvući ove informacije za donošenje odluka ili marketinške svrhe. Ova učinkovitija upotreba podataka može dovesti do poboljšane profitabilnosti.