Kada su poruke pohranjene u redu čekanja, one se parkiraju na povremenim točkama, koje se nazivaju čvorovi, sve dok ne budu spremne za prosljeđivanje primatelju. Najčešće korišteni oblik čekanja poruka je elektronička pošta, poznatija kao e-pošta. Red čekanja se također često koristi u obradi podataka u mrežama.
U sustavu e-pošte koji poruke stavlja u red čekanja na svojim poslužiteljima, primatelj ne mora odmah dohvatiti poruku budući da proces čekanja poruka jednostavno organizira ili sortira poruku prema redoslijedu kojim su primljene. Unutar svakog čvora koji parkira poruku na svom sustavu ili svom poslužitelju, aplikacija za e-poštu ima točku veze ili krajnju točku koja se koristi za prijenos podataka. Sve prethodne poruke ili podaci u sustavu se čuvaju dok ne bude više mjesta na poslužitelju ili dok se ranije poruke ne oslobode s poslužitelja. Nakon ovog procesa, trenutne poruke se kreću dalje s poslužitelja i stižu do poštanskog sandučića ili datoteke krajnjih korisnika i proces čekanja poruka počinje ponovno.
Red poruka ne dopušta poruke bilo koje duljine ili veličine, ali ograničava veličinu jedne podatkovne datoteke. Općenito, sustavi čekanja poruka funkcioniraju interno unutar operacijskog sustava. Aplikacija je dostupna samo za taj sustav i često je potrebno više poslužitelja ako su uključene velike datoteke s podacima ili ako postoje sigurnosni rizici za korisnike.
Red poruka ima višestruke prednosti, posebno za mreže koje upravljaju s više korisnika ili imaju različite hijerarhije važnosti ili sigurnosti unutar mreže. U čekanju poruka, sustavi mogu komunicirati između programa koji korisnicima omogućuju primanje i slanje poruka dok drugi programi prikupljaju podatke. Red čekanja također omogućuje korisnicima da odaberu redoslijed kojim program obrađuje sve potrebne informacije. To znači da korisnik može staviti poruku velike važnosti u red čekanja za prijenos prije datoteke koja je već na poslužitelju. Ovo je posebno korisno u mrežama s više razina korisnika i različitim razinama sigurnosti korisnika.
Još jedna korisna prednost čekanja poruka je mogućnost korisnika da svoj vlastiti program učini dostupnijim na alternativnom sustavu ako primarni sustav nije dostupan. To bi se odnosilo na svaki sustav u kojem aplikacija može usporiti vrijeme odgovora poslužitelja, zbog čega je potrebno i preferirano premjestiti datoteku na dostupni, alternativni poslužitelj. Ovaj proces ne samo da čini dostupnim više prostora u datoteci podataka, već ima i potencijal za povećanje produktivnosti i učinkovitosti rada.