Upravljanje životnim ciklusom informacija naziv je koji se daje strategijama i politikama koje tvrtka koristi za održavanje i organiziranje digitalnih informacija. To je moderna evolucija strategija koje se koriste za upravljanje fizičkim podacima poput onih pohranjenih na papiru, filmu i drugim fizičkim medijima. Dio podataka prolazi kroz pet faza upravljanja životnim ciklusom informacija. To su stvaranje, distribucija, održavanje, korištenje i raspolaganje.
S upravljanjem životnim ciklusom informacija, kretanje i pohrana određenog podatka kontrolira se od trenutka kada je stvoren do trenutka kada prestane biti koristan. Obično se to događa u poslovnom kontekstu, iako se upravljanje životnim ciklusom informacija također može koristiti za održavanje podataka u državne ili druge svrhe. Politika upravljanja životnim ciklusom informacija u poslovanju diktirana je općim ciljevima organizacije i usko je povezana s njezinim općim politikama informacijske tehnologije.
Proces počinje stvaranjem ili primanjem nove informacije. Podaci se mogu kreirati interno, kao kada računovođa priprema proračun za organizaciju, ili se mogu dobiti od nekoga izvan tvrtke. To može uključivati obrasce, korespondenciju ili izvješća.
Informacije se zatim distribuiraju. Na internoj razini, podaci se prosljeđuju radnicima i menadžerima u tvrtki kojima bi mogli biti potrebni za donošenje političkih odluka. Podaci se također mogu eksterno distribuirati dobavljačima, klijentima ili dioničarima.
Zatim, informacije se mogu koristiti za pomoć pri donošenju poslovnih odluka ili usmjeravanje politike tvrtke. Tijekom cijelog procesa korištenja i distribucije, informacije se moraju održavati. Održavanje uključuje arhiviranje, pronalaženje i prijenos informacija. Kako bi informacije bile korisne, poduzeće ih mora urediti u unaprijed određenom slijedu i imati uspostavljen sustav za upravljanje njima. Procesi za praćenje podataka dok su u upotrebi također su dio koraka održavanja.
Konačno, informacija prolazi kroz raspolaganje. Ovo je pravilo postavljeno za rukovanje informacijama koje su s vremenom postale manje vrijedne. Takvim se podacima pristupa rjeđe i možda su već ispunili zahtjeve za zadržavanje propisane državnim ili organizacijskim pravilima.
U dobro organiziranom sustavu upravljanja životnim ciklusom informacija, podaci se glatko kreću kroz ovih pet koraka. Iznimka je kada se poduzeće uključi u pravni postupak. U tom slučaju neki podaci mogu biti zamrznuti ili uklonjeni iz općeg toka podataka dok se ne riješi pravno pitanje.