Faks poslužitelj je softver i hardver koji mnogim korisnicima omogućuje slanje i primanje dokumenata putem jednog središnjeg sustava faksiranja. Softver za faksiranje radi na računalu koje je često namijenjeno zadatku slanja faksa. Njegov hardver uključuje jedan ili više faks modema spojenih na telefonske linije ili mrežu internetskog protokola (IP). Fax poslužitelji se koriste za smanjenje troškova i poboljšanje učinkovitosti u organizacijama svih vrsta. Neki su ljudi izgradili cijele tvrtke oko naplate drugima slanje, primanje i pohranjivanje faksova koristeći svoje poslužitelje.
Softver poslužitelja faksa prikuplja dokumente koji se faksiraju od više korisnika. Često se šalju e-poštom ili učitavaju putem web sučelja, a mogu biti u jednom od nekoliko popularnih formata. Općenito su prihvaćeni obični tekst, prijenosni format dokumenata (PDF) i uobičajeni dokumenti softvera za obradu teksta. Neki poslužitelji faksa također omogućuju korisnicima izlazak dokumenata izravno na virtualni uređaj za ispis. Ovaj uređaj zatim prenosi dokumente na poslužitelj bez stvarnog ispisa.
Nakon što ga faks poslužitelj primi, svaki dokument se pretvara u format faksa i stavlja u red za prijenos. Jedan od mogućih nekoliko samostalnih ili na kartici baziranih faks modema u računalu poslužitelja prenosi dokument. Kada se završi, poruka o uspjehu ili neuspjehu može se poslati e-poštom, tekstualnom porukom ili na drugi način izvornom korisniku.
Poslužitelj faksa također odgovara na dolazne faks pozive i može ih pregledati s popisom poznatih pošiljatelja “nevrijednih” faksova. Dokumenti koje prima poslužitelj mogu se pohraniti u PDF ili drugim uobičajenim formatima. Poslužitelj može izravno poslati dokument e-poštom ili jednostavno obavijestiti korisnika da čeka faks.
U usporedbi s tradicionalnim faksiranjem, faks poslužitelj nudi mnoge prednosti. Nisu potrebni ispisi dokumenata, štedeći papir i toner. Dokumenti se šalju čim se faks modem oslobodi, a ne kada ih netko ima vremena faksirati ručno. Primljeni dokumenti dostupni su odmah i samo primatelju koji je namijenjen. Za veliku organizaciju obično je potreban samo jedan faks poslužitelj, a ne mnogo pojedinačnih faks uređaja.
Zastoji papira i preskočene stranice više nisu problemi s faks poslužiteljem. Faksovi se mogu lakše pratiti i snimati ako je potrebno. Za održavanje, odjel informacijske tehnologije (IT) može preuzeti odgovornost za centralno lociran poslužitelj. Mogućnost automatskog faksiranja može se dodati ili omogućiti u drugim vrstama softvera. Poslužitelj također može dostaviti faks u poštanski sandučić Unified Messaging System umjesto da ga pošalje e-poštom.
Neki faks poslužitelji dizajnirani su za slanje i primanje faksova izravno preko korporativnog intraneta. Oni koriste tehnologiju Međunarodne telekomunikacijske unije (ITU) T.38 “fax over IP” umjesto telefonske linije. Usluge internetskog faksiranja često pružaju praktično faksiranje i pohranu dokumenata za pojedinačne poduzetnike. Uz mjesečnu naknadu, korisnik može imati jedan ili više brojeva faksa u različitim pozivnim brojevima bez potrebe za telefonskim linijama. Faksovi se pohranjuju na poslužitelju i učitavaju ili preuzimaju kao dokumenti putem interneta.
Softver poslužitelja faksa dostupan je za većinu uobičajenih operativnih sustava. Osnovni softver često je u paketu s operativnim sustavom. Napredniji softver obično se može kupiti od trećih strana. Neke programe također nude dobavljači otvorenog koda.