Sustav upravljanja održavanjem je sustav koji pomaže tvrtkama u upravljanju imovinom i opremom kako bi operacije mogle teći glatko i produktivno. Najčešći i najpoželjniji tip sustava posljednjih godina je računalni sustav upravljanja održavanjem (CMMS), koji koristi posebno dizajniran softver za rukovanje zapisima. Program mora pratiti probleme koji su relevantni za posao kako bi se važni zadaci mogli dovršiti.
Računalni sustavi za upravljanje održavanjem često se preferiraju u odnosu na sustave papirologije jer su brži i omogućuju učinkovitije korištenje radne snage. Manje se vremena troši na izradu rukom pisanih zapisa za dokumentiranje i praćenje zadataka. Neke od najčešćih funkcija CMMS-a su vođenje popisa imovine, kontrola inventara, praćenje planiranog i neplaniranog održavanja i osiguravanje poštivanja sigurnosnih protokola.
Softver koji se koristi za rad kompjuteriziranog sustava upravljanja održavanjem može predstavljati značajan trošak. Poslovni čelnici mogu procijeniti je li to dobra investicija projicirajući hoće li sustav povećati vijek trajanja imovine, smanjiti operativne troškove i omogućiti brži pristup izvješćima vezanim za održavanje. Na primjer, bolnice često koriste CMMS jer bi kvar osnovne opreme mogao rezultirati životom ili smrću pacijenata. CMMS je također koristan za proizvodne tvrtke koje koriste mnogo opreme.
Kako bi se uspostavio raspored održavanja s računalnim sustavom upravljanja održavanjem, poduzeće prvo mora unijeti evidenciju o svojoj imovini. To uključuje informacije o imovini kao što su naziv i serijski broj, kada i gdje je kupljeno, te odjel u kojem se nalazi. Preventivno održavanje može uključivati ne samo raspored održavanja opreme, već i dostupnost radnih ekipa. Ako je potrebno, CMMS također može navesti vrstu održavanja potrebnog za opremu.
Računalni sustav upravljanja održavanjem može se koristiti za upravljanje nizom detalja koji se odnose na tekuće održavanje i kvarove opreme. To uključuje troškove rada i prekovremenog rada, zaostatke u radu, vrijeme potrebno za popravke i izgubljenu produktivnost zbog kvarova opreme. Snimanje kvarova opreme može pomoći u određivanju je li isplativo nastaviti popravljati opremu ili je zamijeniti.
Još jedna prednost CMMS-a je ta što može postaviti protokol koji će zaposlenici slijediti kada se oprema pokvari. To može povećati učinkovitost jer se svaki put slijedi isti lanac zapovijedanja. Za velike tvrtke s puno opreme, obavijesti će se vjerojatno obavljati putem računalnog sustava. Na primjer, proizvodni radnik može obavijestiti odgovarajući odjel za održavanje unosom podataka na računalo koje se nalazi u radnom području. Nadzornik održavanja bi tada pratio i kontrolirao sve radove koji se odnose na zahtjev za popravkom.
Prije nego što se odluče za računalni sustav upravljanja održavanjem, poslovni čelnici tvrtke trebaju procijeniti koje funkcije softver mora imati. Također je korisno imati popis funkcija koje bi bilo dobro imati i onih koje su nepotrebne. Na temelju ovih informacija, CMMS se može dizajnirati tako da zadovolji potrebe poduzeća.