Online sastanci su okupljanja koja se održavaju koristeći internet kao medij komunikacije u stvarnom vremenu. Umjesto da se sudionici sastanka okupljaju na jednoj fizičkoj lokaciji, World Wide Web se koristi za stvaranje virtualnog mjesta za sastanke kojem se može pristupiti s odgovarajućim vjerodajnicama za prijavu. Ovisno o softverskoj platformi koja se koristi za online sastanak, sudionici mogu komunicirati s voditeljem ili predsjedavajućim na nekoliko različitih načina.
Jedan od najčešćih i najjeftinijih načina održavanja online sastanaka je iskorištavanje mogućnosti stvaranja privatne sobe za razgovor s audio preklopom. U ovoj aplikaciji svaki sudionik postavlja račun kod pružatelja usluge chat sobe. Predsjedavajući stvara privatnu sobu za razgovor i poziva sudionike da uđu u sobu. Nakon što se svi okupe, sastanak se može održati upisivanjem poruka u zajedničku ploču za razgovor ili korištenjem audio funkcije u kombinaciji sa zvučnicima i mikrofonima povezanim na stolno ili prijenosno računalo svakog sudionika. Iako je interakcija ograničena, obično nema troškova povezanih s ovom opcijom, a ako je verbalna komunikacija dovoljna za pravilno vođenje sastanka, korištenje sobe za razgovor će raditi vrlo dobro.
Za robusnije sastanke na mreži može biti opcija korištenje dobavljača web konferencija. Uz web konferenciju, obično postoji mogućnost verbalne komunikacije putem audio konferencijske veze koja se izvodi neovisno o vizualnom dijelu konferencije. Voditelji mogu dijeliti slajd prezentacije, proračunske tablice i druge dokumente sa grupom objavljivanjem u prozoru za pregled.
Kod većine mrežnih sastanaka ovog tipa, voditelj može staviti ostale sudionike u ono što je poznato kao način rada samo za slušanje; odnosno mogu čuti što voditelj govori, ali ne mogu verbalno odgovoriti. Većina usluga web-konferencija dopušta sudionicima slanje pitanja i komentara voditelju putem sučelja koje samo voditelj može vidjeti. Ovaj pristup često dobro funkcionira kada postoji potreba za formalnom prezentacijom. Kada je voditelj spreman za verbalnu interakciju, obično postoji mogućnost da sve veze s konferencijom postanu potpuno interaktivne, ili da se omogući da se sudionici prepoznaju i dopuste da postave pitanje ili na drugi način verbalno odgovore voditelju.
Online sastanci imaju nekoliko prednosti. Prvo, moguće je održati sastanak u vrlo kratkom roku. Ljudi ne moraju organizirati putovanje na fizički sastanak ili blokirati vrijeme putovanja do i od sastanka. Drugo, udaljenost postaje nikakav problem. Sudionici mogu sudjelovati u online sastancima bez obzira gdje se nalaze diljem svijeta. Treće, online sastanci podižu udobnost audio konferencijskog poziva na nove visine dopuštajući i vizualnu interakciju. Mnoge online usluge za sastanke omogućuju iskorištavanje prednosti takvih značajki kao što su suradnja, više predsjedavajućih i mjesta za sastanke zaštićena lozinkom.
Nema sumnje da online sastanci u besplatnim formatima i formatima koji se temelje na naknadama mogu tvrtkama uštedjeti mnogo vremena i troškova. Istodobno, neprofitne i vjerske organizacije također mogu koristiti online sastanke s velikom prednosti, kako za interne svrhe, tako i za učinkovitu komunikaciju s pristašama ili pristašama organizacije.