Vođenje tvrtke je mnogo kompliciranije nego što je bilo, na mnogo značajnih načina. Zahtjevi za vremenom i trudom rukovoditelja tvrtki veći su nego ikad prije, ali su i potrebe zaposlenika veće.
Moderna tehnologija dostupna je za zadovoljavanje ovih novih potreba. Jedan od glavnih oblika ove tehnološke pomoći je sustav upravljanja ljudskim potencijalima ili HRMS. Ova zgodna softverska aplikacija pomaže umornom poslodavcu da se pobrine za niz funkcija ljudskih resursa koristeći samo jedan zgodan alat. Umjesto praćenja posjećenosti zaposlenika u jednom programu baze podataka i pregleda učinka zaposlenika u drugom programu za obradu teksta, poslodavac može koristiti HRMS za konsolidaciju svih tih podataka u jedan prikladan sustav profila zaposlenika.
Koristeći HRMS, poslodavac može konfigurirati sustave obračuna plaća i beneficija, kreirati i upravljati sustavima obuke, pa čak i pratiti ocjene učinka. Aplikacije se kreću u rasponu od jednostavnih uređaja za praćenje vremena i prisutnosti do cijelih paketa sustava za praćenje i podataka. Neke od ovih aplikacija su prilagodljive, omogućujući poslodavcima da prate takve podatke kao što su osobna povijest zaposlenika, vještine i preferencije na radnom mjestu. Ova vrsta elektroničkog praćenja podataka znatno olakšava upravljanje potrebama zaposlenika i omogućuje poslodavcima da se usredotoče na druge potrebe. U nekim slučajevima korištenje HRMS-a može značiti jednog zaposlenika manje kojeg poslodavac treba zaposliti.
Čak i ako poslodavac ima direktora za ljudske resurse, HRMS može pojednostaviti proces praćenja platnog spiska, naknada zaposlenika i pregleda podataka. U najmanju ruku, HRMS paket može pomoći eliminirati potrebu za papirologijom za ljudske resurse. A što je tvrtka veća, to je veći broj zaposlenih i potrebno je više HRMS-a.
Određene HRMS aplikacije također omogućuju zaposlenicima upravljanje određenim dijelovima vlastitih profila podataka. Na primjer, neka sveučilišta koriste HRMS paket kojemu zaposlenici mogu dobiti ograničen pristup kako bi promijenili osnovne podatke za kontakt kao što su ime, adresa i telefonski broj. Druge složenije HRMS aplikacije omogućuju zaposlenicima kvalificirani pristup oglasima poslova tvrtke, kako za pregled tako i za prijavu.