Jedinstvena verzija istinitog pristupa pohranjivanju zapisa zahtijeva da tvrtka ima ili jednu središnju bazu podataka u kojoj se nalaze svi zapisi tvrtke ili, kao alternativu, distribuiranu sinkroniziranu bazu podataka koja postiže isti cilj. Istodobnost – posjedovanje jedinstvenog, neospornog skupa provjerenih informacija – u upravljanju poslovnim datotekama je od iznimne važnosti, osiguravajući da svi unutar organizacije budu na istoj stranici kada su u pitanju podaci, zapisi i statistika. Jedinstvena verzija sheme upravljanja datotekama istine provodi istodobnost osiguravajući da postoji samo jedno moguće “skladište” koje sadrži zapise tvrtke.
Metode pohrane datoteka istine koje nisu jedne verzije, u kojima tvrtke riskiraju višak u pohrani podataka, mogu lako postati manjkave. Zamislite tvrtku koja svoje podatke pohranjuje u dvije odvojene, nepovezane baze podataka: bazu podataka A i bazu podataka B. Sada zamislite da zaposlenik izvrši promjenu cijene sapuna u bazi podataka A, ali zaboravi napraviti odgovarajuću promjenu u bazi podataka B. Istodobnost baza podataka je sada u pitanju. Od tog trenutka nitko od zaposlenika koji pregledavaju baze podataka neće moći odrediti cijenu sapuna. Čuvanjem informacija u odvojenim skladištima, nesuglasice između baza podataka rezultiraju teško rješivim problemima.
Jedinstvena verzija metode istine rješava to tako što osigurava da postoji samo jedna lokacija za bilo koju vrijednost u bazi podataka. Budući da postoji samo jedan “odgovor”, u sustavu nikada ne može biti nesuglasica ili sukoba. Iako to ne isključuje pogreške u unosu podataka, do kojih dolazi kada korisnik greškom unese i spremi pogrešnu vrijednost za stavku, sprječava probleme istodobnosti. Ako se napravi pogreška, postaje mnogo jednostavnije riješiti i popraviti.
Jedna verzija istinitog pristupa pohrani podataka ima svoje nedostatke. Za veće tvrtke, s masivnim zapisima koji se protežu nekoliko desetljeća, pohranjivanje svih informacija u jedno spremište može postati previsoko sa stajališta troškova i učinkovitosti. Opsežna rješenja za pohranu podataka, kao što su računala s četiri ili više velikih tvrdih diskova, vrlo su skupa. Osim toga, čuvanje jedne velike baze podataka često je kompliciranije od čuvanja više manjih baza podataka.
Konačno, najveća snaga modela za pohranu istinitih podataka centralizacije jedne verzije je također jedna od njegovih najvećih slabosti. Zbijanjem svih podataka u jedno virtualno skladište, problemi s tvrdim diskovima koji pohranjuju informacije ili s računalom u kojem se nalaze diskovi mogu ozbiljno osakatiti organizaciju. Ako se središte središnje baze podataka sruši, svi u cijeloj tvrtki bit će ostavljeni “na hladnom” dok se sustav ponovno ne postavi na mrežu.