Bez obzira na to koristite li računalo na poslu ili kod kuće, važno je stvoriti sigurnosne kopije datoteka i ažurirati ih s vremena na vrijeme. Iako su šanse da se nešto dogodi s vašim sustavom relativno male, činjenica je da se sustavi ruše i da se informacije mogu izgubiti. Evo zašto bi svatko trebao dodati “sigurnosnu kopiju mog računala” na svoj popis stvari koje treba obaviti barem jednom mjesečno.
Većina ljudi smatra da je vrlo prikladno držati mnoge dokumente spremljene na tvrdom disku računala. Dokumenti se mogu ispisivati prema potrebi ili ažurirati s vremena na vrijeme ako je potrebno bez potrebe za stvaranjem potpuno novog dokumenta. Pohranjivanje spremljenih datoteka na tvrdi disk izvrsno je za praktičnost, ali nije nužno najsigurnija metoda. Baš kao i kod papirnatih dokumenata, dobra je ideja imati kopiju tih elektroničkih datoteka skrivenu na drugom mjestu.
Kada se tvrdi disk ošteti na bilo koji način, to može negativno utjecati na sve datoteke spremljene u sustavu. Datoteke mogu nestati, postati nemoguće otvoriti ili podaci u svakom dokumentu mogu biti šifrirani. U svakom slučaju, datoteke više nisu upotrebljive. U ovom trenutku želite imati sigurnosne kopije datoteka koje se mogu učitati na drugi sustav ili vratiti na vaše računalo nakon što se tvrdi disk zamijeni ili popravi. Osim ako ne napravite tu bilješku kako biste “izradili sigurnosnu kopiju mog računala” i izvršili zadatak, potrošit ćete puno vremena na ponovno stvaranje dokumenata iz memorije.
Još jedan razlog zbog kojeg želite napraviti tu radnju “napravi sigurnosnu kopiju mog računala” je taj što ne možete uvijek ponijeti svoje stolno računalo kamo god idete. Kopiranjem vaših datoteka na CD ROM ili na jump drive, učinkovito ste sigurnosno kopirali svoje spremljene programe i datoteke i možete ih koristiti na prijenosnom ili drugom stolnom računalu na vašem odredištu. Iz ove perspektive, sigurnosna kopija najnovijih verzija datoteka olakšat će vam pristup onome što vam je potrebno bez obzira gdje se nalazite.
Možda biste trebali razmisliti o korištenju udaljenog poslužitelja za pohranu najnovijih kopija vaših datoteka, kao i svih softverskih programa koji su vam potrebni za njihovo ispravno pokretanje. Postoji niz tvrtki koje pružaju ovu uslugu ili uz malu naknadu ili kao društveni rad. Pristup datotekama zaštićen je sigurnosnim protokolima, tako da nitko ne može doći do vaših podataka osim ako ne date podatke za prijavu. Osim toga, ova opcija vam jednostavno omogućuje da prepišete stariju verziju s najnovijim informacijama ili izradite i imenujete najnoviju verziju kao zasebnu datoteku. To vam omogućuje da se vratite i pregledate sve što je bilo u datoteci kada ste odabrali slijediti imperativ “izrada sigurnosne kopije mog računala”, opcija koja može biti korisna ako trebate vidjeti što je uneseno do određenog datuma.
Planiranje zadatka za “spremnu kopiju mog računala” može se postići unosom za ručno pokretanje sigurnosne kopije na redovnoj osnovi. Alternativno, možete postaviti protokole da automatski započnu proces izrade sigurnosne kopije prema tekućem rasporedu. Stručnjaci obično preporučuju izvođenje sigurnosne kopije barem jednom mjesečno. Međutim, ako dodajete podatke na dnevnoj bazi, možda ćete htjeti zakazati izradu sigurnosne kopije jednom tjedno. Time ćete osigurati da čak i ako se nešto dogodi vašem tvrdom disku, količina izgubljenih podataka bit će minimalna, a vrijeme oporavka relativno kratko.