Sustav upravljanja informacijama je široki sustav koji uključuje velike količine informacija u cijeloj organizaciji. Elementi podataka unose se u razne sustave u cijeloj organizaciji. Upravljanje informacijama odgovorno je za spajanje svih ovih elemenata podataka u kohezivni sustav. Ovisno o veličini organizacije, ovaj sustav može prelaziti mnoge platforme i softverske aplikacije, ili sve mogu biti smještene unutar istog računala.
Organizacije prikupljaju ogromne količine podataka na dnevnoj bazi. Kako bi pristupila i koristila sve ove informacije, organizaciji je potreban dobro planiran i upravljan informacijski sustav. Izvor ili format podataka je nebitan. Svi podaci moraju ući u sustav kako bi ih organizacija mogla koristiti.
Podacima se mora upravljati tijekom cijelog životnog ciklusa. Papirnati dokumenti, datoteke elektroničkih dokumenata, audio, video i podaci specifični za aplikaciju, svi moraju biti ispravno snimljeni i pohranjeni. Zakoni i propisi postavljaju zahtjeve o tome kako organizacija treba pohraniti, koristiti i arhivirati podatke. Ovi zakoni i propisi razlikuju se ovisno o vrsti prikupljenih informacija.
Pojedinci s iskustvom u različitim disciplinama zajedno rade na razvoju sustava upravljanja informacijama. Poslovni analitičari i odvjetnici rade na definiranju poslovnih i zakonskih zahtjeva određene poslovne potrebe. Te se informacije zatim dostavljaju stručnjacima za baze podataka i informacijskim stručnjacima kako bi odredili kako će se podaci pohraniti u sustav. U konačnici, programeri i drugi tehnički stručnjaci rade na razvoju softvera koji se koristi za pohranu ovih informacija.
Svaka poslovna i podatkovna potreba organizacije mora se riješiti u nekom obliku sustava upravljanja informacijama. Mnogi od ovih sustava razvijeni su unutar organizacije, zbog jedinstvenih potreba takve organizacije. Organizacija može licencirati komercijalne softverske aplikacije kako bi zadovoljila mnoge svoje potrebe upravljanja podacima; međutim, ti odvojeni sustavi moraju biti integrirani kako bi mogli međusobno komunicirati. Ovaj proces integracije može biti dovršen unutar organizacije ili od strane vanjskih konzultanata.
Sustav za upravljanje informacijama u sebi sadrži različite podatke. Ti se podaci mogu prikupiti unosom podataka s tipkovnice, prikupljanjem na web portalu ili čak mobilnim telefonima. Općenito, na tim elementima podataka postoje određene oznake koje omogućuju organizaciji da povuče informacije iz cijelog sustava o jednom određenom upitu. Ova je sposobnost inherentno važna za uspjeh sustava. Ako sustav ne dopušta takav upit, to nije sustav za upravljanje informacijama, već zbirka softverskih aplikacija.