Sustavi medicinske dokumentacije su tiskani ili elektronički sustavi koji se koriste za organiziranje i katalogiziranje informacija o tretmanima, općem zdravstvenom stanju i drugim podacima koji su relevantni za pacijente. Danas mnoge liječničke ordinacije, bolnice i druge vrste objekata za kratkoročno i dugotrajno liječenje koriste softverske programe za stvaranje prilagođenog sustava medicinske dokumentacije. Evo nekoliko primjera koje vrste podataka se čuvaju u sustavima i kako se koriste.
Središnje za sve vrste sustava medicinske dokumentacije su podaci o pacijentu koji su sadržani u katalogiziranim podacima. Uključuje osnovne podatke kao što su ime, spol i dob pacijenta. U evidenciji su navedeni i kontakt podaci za najbliže rođake ili druge osobe ovlaštene za primanje podataka o pacijentu. Bilješke o svim alergijama također su dokumentirane. Ako pacijent ima neku vrstu osiguranja ili neku vrstu popusta za zdravstvenu njegu, relevantni podaci također se čuvaju u kartoteci pacijenata.
Uz osnovne podatke o pacijentima, sustavi medicinske dokumentacije također su sposobni pohraniti godine informacija o posjetima liječniku, boravcima u bolnici, kirurškim zahvatima i lijekovima koji su propisani na kratkoročnoj ili dugoročnoj osnovi. Većina sustava uključuje polja u koja liječnici, medicinske sestre i drugo ovlašteno medicinsko osoblje mogu unijeti bilješke relevantne za svaki događaj u kojem je medicinska skrb proširena na pacijenta.
Sustavi medicinske dokumentacije ponekad služe i kao sredstvo za dokumentiranje komunikacije s pacijentom ili pružateljem osiguranja. Sustav može zabilježiti datume kada su zahtjevi pripremljeni i dostavljeni pružatelju usluga, odgovore na zahtjeve i sve uplate primljene od osiguravajućeg društva ili izravno od pacijenta. To omogućuje generiranje računa za pacijenta koji ga obavještavaju o trenutnom statusu računa.
S pojavom sustava elektroničkih medicinskih zapisa, mnogi postupci koji su nekada trajali satima sada se mogu izvesti u mnogo kraćem vremenu. Na primjer, elektronička medicinska dokumentacija može se pretraživati pomoću ključnih riječi, što omogućuje brzi pregled povijesti pacijenata koji sežu unatrag nekoliko godina bez prolaska kroz velike količine ispisanih dokumenata. Osim brzog dohvaćanja informacija u svrhu pružanja medicinskih usluga pacijentu, kompjuterizirana medicinska dokumentacija također olakšava sastavljanje statistike o broju pacijenata liječenih od određene bolesti ili vrstama lijekova koje pojedini liječnik najčešće izdaje. Podaci ove vrste mogu biti od velike pomoći pri ocjenjivanju opsega prakse i opće kvalitete njege koju nudi liječnik.
Kao alat za upravljanje zdravstvenim informacijama, vrijednost elektroničkih zdravstvenih zapisa ne može se podcijeniti. Podaci koji bi morali biti pohranjeni u udaljenom skladištu mogu se lako unijeti u sustave medicinske dokumentacije i pohraniti na tvrdi disk, kao i na CD-ove radi lakšeg pronalaženja. To pomaže da se ispisani dokumenti svedu na minimum i oslobađa prostor za druge svrhe.
Osim što se nalaze na tvrdim diskovima ili lokalnim poslužiteljima, sustavi medicinske dokumentacije mogu biti smješteni i na udaljenom poslužitelju i drugim rješenjima za pohranu podataka na daljinu. Ova je pogodnost osobito korisna u situacijama kada postoji želja da se sigurnosne kopije podataka drže dostupnima. Ako liječnička ordinacija ili bolnica doživi štetu zbog elementarne nepogode, svi podaci o pacijentima ostaju sačuvani i mogu im se pristupiti pomoću odgovarajućih autorizacijskih kodova.