Digitalni faks je vrsta faks dokumenta koji se šalje i ponekad prima kao elektronički dokument, a ne kao papirni dokument koji se ispisuje pomoću standardnog faks uređaja. Prednost digitalnog faksa je u tome što se elektronički dokument može pohraniti u datoteku na tvrdom disku računala i ispisati kada i kada primatelj zahtijeva tiskanu kopiju. Smatra se zelenijom alternativom tradicionalnom faksiranju, moguće je poslati digitalni faks pomoću hardvera i softvera razvijenih za tu svrhu.
Jedan od češćih načina koje potrošači koriste za slanje ili primanje digitalnog faksa je angažiranje usluga davatelja usluga elektroničkog faksa. Uz ovu aplikaciju, klijent dobiva vjerodajnice za prijavu za pristup mreži davatelja, učitava kopiju elektroničkog dokumenta koji želi poslati, daje podatke primatelja, a zatim šalje dokument. Ovisno o tome kako taj primatelj želi primiti dokument, faks se može preusmjeriti na tradicionalni faks uređaj i ispisati kao tiskana kopija ili biti u obliku faksa e-pošte koji primatelj može spremiti na tvrdi disk svog računala. za kasniju upotrebu.
Uz postavljanje računa kod davatelja digitalnih faksova, također je moguća kupnja hardvera koji korisnicima omogućuje korištenje bilo koje vrste internetske veze za slanje ili primanje faksova. Uz ovu aplikaciju, hardver je priključen kao periferni uređaj na stolno računalo prijenosnog računala. Softver se zatim instalira na računalo kako bi se priključenom uređaju omogućila funkcija koja je slična standardnom faks uređaju. Mnogi dizajni omogućuju korisnicima da umetnu tiskanu kopiju dokumenta koji će se poslati faksom izravno u uređaj, a zatim slijediti osnovne upute za pokretanje slanja. Neki modeli također omogućuju korisniku da odabere elektroničku datoteku spremljenu na tvrdom disku računala, pruži potrebne kontakt podatke za primatelja i pošalje faks bez potrebe za ispisom.
Jedna od glavnih prednosti korištenja ovog pristupa faksu je da se smanjuje količina papira koji se troši u procesu. Budući da se elektronički dokumenti mogu koristiti umjesto tiskanih kopija, to pomaže u smanjenju troškova nabave za ured. Osim toga, jednostavnost izvlačenja i elektroničkog dokumenta te korištenje usluge digitalnog faksa ili neke vrste opreme spojene na računalo znači da korisnici mogu slati faksove po nižim troškovima, nešto što je posebno važno ako tvrtka rutinski koristi faksiranje kao dio poslovnu operaciju.