Grupni softver može se kategorizirati prema tome zahtijeva li od korisnika da istovremeno koriste softver. Kada ga korisnici trebaju koristiti istovremeno, naziva se sinkronim. Ako ga korisnici mogu koristiti u različito vrijeme, naziva se asinkronim. Obje vrste nude aplikacije za poslovnu i osobnu upotrebu, od e-pošte do igara.
E-pošta je rana aplikacija za grupni softver. Ova je aplikacija asinkrona jer korisnici mogu slati i primati e-poštu u različito vrijeme. E-pošta sprema zapis komunikacije, što ga čini korisnim za dokumentiranje rasprava i odluka. Mailing liste su proširenje e-pošte dizajnirane za komunikaciju s grupama.
Internetski forumi, koji često koriste open source grupni softver, još su jedna asinkrona aplikacija. Korisnici posjećuju forum u različito vrijeme i mogu čitati i postavljati poruke. Forumi također čuvaju objave, iako mnogi forumi dopuštaju korisnicima i administratorima brisanje ili uređivanje postova.
Mnoge organizacije implementiraju softver za suradnju u kojem se dokumenti kreću asinkrono od korisnika do korisnika, pri čemu svaki korisnik na neki način pridonosi. Na primjer, potencijalni zajmoprimac može ispuniti zahtjev za kredit putem interneta i poslati ga. Zaposlenik kreditne tvrtke pregledava zahtjev i dodaje podatke. Zahtjev za kredit se tada može preusmjeriti zaposleniku više razine na odobrenje. Nakon odobrenja, aplikacija se premješta drugom zaposleniku kako bi dovršila obradu.
Kalendari su čest primjer asinkronog grupnog softvera. Korisnici dodaju događaje u svoje kalendare kada im odgovara. Te informacije mogu biti dostupne drugim korisnicima čak i kada je kalendar izvornog korisnika zatvoren.
U softveru sinkronog grupnog softvera, korisnici moraju biti u aplikaciji u isto vrijeme kako bi komunicirali. Ove softverske aplikacije često služe ljudima koji se nalaze na različitim mjestima. Chat sustavi su sinkrone grupne aplikacije koje mogu koristiti tekst ili video. Tekstualni razgovori imaju prednost jednostavnog pretraživanja i pregleda sadržaja. Videozapis više nalikuje interakciji licem u lice i može omogućiti korisnicima da međusobno čitaju izraze lica i ton glasa.
Druga vrsta sinkronog grupnog softvera, softver za sastanke, dizajniran je da olakša sastanke grupa koje se nalaze na različitim mjestima. Ova vrsta softvera može koristiti video konferencije, dijeljenje zaslona računala ili kombinaciju obje tehnologije. Tvrtke mogu postaviti video tehnologiju za ugradnju u sobe za sastanke kako bi se prilagodile ovoj vrsti grupnog softvera.
Elektroničke ploče mogu se koristiti za sinkrone online konferencije. Korisnici na različitim mjestima mogu pisati na bijeloj ploči i vidjeti što su drugi korisnici napisali. Ovi softverski sustavi grupnog softvera obično spremaju zapis na bijeloj ploči.
Groupware također ima mjesto izvan poslovne arene. Određene vrste igara za više korisnika su sinkroni grupni softver. Igrači na različitim mjestima prijavljuju se u igru i igraju protiv drugih u stvarnom vremenu.