Sustav obavijesti skup je protokola i postupaka koji mogu uključivati i ljudske i računalne komponente. Svrha ovih sustava je generiranje i slanje pravovremenih poruka osobi ili skupini ljudi. Jednostavni sustavi obavijesti koriste jedno sredstvo komunikacije, poput e-pošte ili tekstualne poruke. Složeniji sustavi dizajnirani za slanje kritičnih informacija obično će koristiti druge metode komunikacije, a mogu uključivati i ljudske elemente kako bi se osiguralo da svaka osoba zaista primi poruku. Sustavi obavijesti o hitnim slučajevima kojima upravljaju vladine agencije mogu koristiti telefonski sustav, televizijske prijenose i široku lepezu drugih komunikacijskih metoda.
Osnovna svrha sustava obavijesti da upozori osobu da se dogodio određeni događaj. Primjer jednostavnog sustava obavijesti je način na koji korisnik može konfigurirati web stranicu za slanje e-pošte kada dođe do ažuriranja ili drugog sličnog događaja. Računala, telefoni i drugi uređaji koriste jednostavne sustave obavijesti kako bi upozorili korisnike na dolazne tekstualne poruke, e-poštu i druge događaje. Većina ovih sustava ima samo jednu metodu obavijesti, pogotovo ako se informacije koje se saopćavaju ne smatraju kritičnim.
Složeniji sustavi obavijesti obično se koriste u situacijama kada je vrlo važno da se ljudi odmah kontaktiraju. Mnoge tvrtke koriste neku vrstu naprednog sustava obavijesti kako bi osigurale da će kritični zaposlenici uvijek biti na dohvatu. Ako postoji hitan slučaj koji zahtijeva pažnju jednog ili više zaposlenika, sustav obavijesti može se aktivirati. Prvi kontakt obično će se ostvariti SMS porukom, e-poštom ili telefonom. Ako početni kontakt ne uspije, neki sustavi tada mogu prijeći na druge zaposlenike koji bi umjesto toga mogli riješiti situaciju.
Vlade također koriste složene sustave obavještavanja kako bi upozorile građane na nadolazeće katastrofe ili druge važne događaje. Dvije metode koje se često uključuju u ovu vrstu sustava obavijesti su televizijski prijenosi i telefonski sustavi. U nekim slučajevima, telefonski sustav za hitne slučajeve može se koristiti za pozivanje stanovnika određenog područja, iako to ne može upozoriti ljude koji nemaju fiksne telefone. Neke lokalne samouprave održavaju baze podataka sustava hitnih obavijesti koje građanima mogu omogućiti da ostave brojeve mobitela, adrese e-pošte i druge kontakt podatke. Ponekad je ljudski element prisutan iu sustavima obavijesti, u kojem se slučaju može očekivati da ljudi upozore svoje prijatelje i susjede ili čak određeni popis ljudi.