Poslužitelj za razmjenu poruka je aplikacija koja obrađuje poruke između dvije ili više aplikacija. Te se poruke prosljeđuju aplikaciji međuopreme pomoću API-ja za razmjenu poruka (MAPI). Poslužitelji za razmjenu poruka mogu spremati poruke u redu čekanja dok se ne isporuče aplikaciji primatelja.
Tipičan primjer aplikacije poslužitelja za razmjenu poruka u mnogim organizacijama je Microsoft Exchange. Exchange sjedi na poslužitelju i čeka da se poruke preusmjere u njegov red čekanja. Odatle, međuverzija određuje jednu po jednu poruku hoće li se poruka usmjeriti lokalno ili je treba poslati drugom poslužitelju za razmjenu poruka radi isporuke. Ako poruka pripada lokalnom primatelju, poruka se gotovo odmah isporučuje u lokalni poštanski sandučić. Ako poruka pripada udaljenom spremištu poruka, Exchange poslužitelj će upitati druge poslužitelje aplikacija u okruženju, kao što je DNS, kako bi locirao poslužitelj kojem poruka pripada.
Ako postoje problemi s vezom između dva poslužitelja za razmjenu poruka ili poslužitelj koji šalje ne može odrediti lokaciju udaljenog poslužitelja, osoba koja šalje poruku može dobiti poruku s odgodom isporuke od svog poslužitelja. Obično će ova poruka toj osobi dati do znanja da poslužitelj ima poteškoća, ali da će nastaviti pokušavati određeni broj pokušaja ili dana.
Postoje i druge vrste poslužitelja za razmjenu poruka ili poslužitelja e-pošte. Neki, kao što je Qmail, rade na operacijskom sustavu linux i zahtijevaju mnogo manje troškova i administracije od Exchange poslužitelja. To ih čini idealnim za davatelje internetskih usluga koji hostiraju velik broj računa e-pošte za korisnike. Mnoge tvrtke koriste Microsoft Exchange za razmjenu poruka jer je vrlo pouzdan i dobro radi s drugim Microsoftovim proizvodima koje koriste tvrtke.
Kada pojedinac pošalje poruku, Outlook (ili njihov klijent za razmjenu poruka) prosljeđuje poruku poslužitelju za razmjenu poruka gdje poruka ulazi u red poruka kako bi čekala svoj red za obradu. Ako puno pošte prolazi kroz red čekanja, ovaj proces može potrajati, iako prijelaz obično nikome nije vidljiv. Kada se poruka obradi, poslužitelj za razmjenu poruka određuje lokaciju poštanskog sandučića primatelja. Ako je poštanski sandučić lokalan za taj poslužitelj, poruka se odmah isporučuje na svoje odredište. Ako primatelj nije lokalni za poslužitelj, DNS se kontaktira kako bi pomogao locirati poslužitelj na Internetu. Kada se poslužitelj pronađe, poslana poruka e-pošte prenosi se na poslužitelj primatelja gdje proces počinje lokalno iz reda čekanja za obradu poruke. Nakon što se pronađe ispravan poštanski sandučić, poruka je isporučena.