Tiskana kopija je vrsta materijala prikladna za izravnu upotrebu, što znači da korisnik može čitati materijal izravno, umjesto da ga mora obrađivati putem računala ili neke druge tehnologije. Najklasičniji primjer je tiskani materijal na papiru. Mnoge industrije koje uvelike rade s elektronikom koriste taj izraz, zajedno s drugima, kako bi razlikovale o kojoj se vrsti medija raspravlja. Ponekad se naziva i trajnom reprodukcijom, budući da se ne mijenja nakon što je stvorena.
Postoje neke prednosti tiskanog primjerka. Za reprodukcije, tiskane kopije često su poželjnije od elektroničkih verzija. Također ga može pročitati bilo tko u bilo kojem trenutku, jer ne zahtijeva pomoć vanjskih uređaja. Važni i službeni dokumenti obično se čuvaju u ovom obliku kako bi se stvorila opipljiva evidencija materijala. Osim toga, tiskana kopija ne podliježe kvaru elektroničkog sustava, i iako se može fizički izgubiti ili oštetiti, ne može se oštetiti ili izgubiti na isti način kao računalni dokument. Iz tog razloga mnogi ljudi stvaraju elektroničke i tiskane verzije važnog materijala kao što su književni rukopisi.
Naravno, postoje i nedostaci tiskanog medija. Zahtijeva puno više prostora za pohranu, budući da se negdje mora napraviti prostor za dokumente u ovom formatu. Također zahtijeva vrijeme osoblja za pohranu, dohvaćanje i obradu. Za male tvrtke, odvajanje vremena osoblja za rukovanje takvim materijalom nije uvijek praktično. Pretvorba papira u elektroničke sustave arhiviranja, na primjer, oslobađa puno prostora i vremena u malom uredu, omogućujući tvrtki da se usredotoči na razvoj novih proizvoda.
Osim toga, tiskana kopija nije tako prenosiva kao elektronički medij. Da bi se transportirao s jednog mjesta na drugo, potrebno ga je fizički nositi, za što je potrebno vrijeme. S druge strane, elektronički se dokumenti mogu prenositi putem elektroničkih sustava gotovo trenutno. Međutim, korištenje tiskane kopije osigurava da je primatelj može pročitati, jer su pitanja kompatibilnosti platforme ili oštećenja datoteke sporna. Također daje određenu važnost obrađenom materijalu, budući da većina ljudi fizički papir povezuje s osjetljivim ili službenim materijalima.
Također postoji mogućnost da tiskana kopija traje mnogo dulje od elektroničke arhive. Ako se izradi na papiru arhivske kvalitete i pravilno rukuje i pohrani, bit će čitljiv stoljeće kasnije, a često i mnogo dalje u budućnosti. Elektronički podaci, međutim, mogu postati nestabilni tijekom kraćeg vremena. Također je moguće izgubiti pristup opremi potrebnoj za čitanje podataka, jer je napredak u tehnologiji čini zastarjelim.