Vodenje bilješki je kada slušatelj sažima predavanje, govor ili prezentaciju u najvažnije točke i zapisuje te točke za kasniju upotrebu. To može pomoći slušatelju da zapamti ono što je rečeno kako bi ga se moglo prisjetiti i učinkovitije koristiti. Bilješka može biti važna kad god slušatelj mora znati ili zapamtiti značajnu količinu informacija koje mu je rekao govornik, jer bez korištenja bilješki može biti teško zapamtiti sve što je rečeno. Mnogi stručnjaci preporučuju pet savjeta za uzimanje i korištenje bilješki: snimite, smanjite, recitirajte, razmislite i pregledajte.
Kod bilježenja, snimanje je čin zapisivanja onoga što je izgovorio govornik. Međutim, umjesto da slušatelj sastavlja potpuni prijepis, bilježenje uključuje zapisivanje glavnih točaka, najvažnijih informacija ili bilo čega što je novo ili bi bilo teško zapamtiti. Ove bilješke mogu biti cjelovite rečenice, ključne riječi ili bilo što što je najkorisnije za zapisivača.
Nakon što govornik završi s govorom, bilježnik može smanjiti svoje bilješke. To uključuje prolaženje kroz bilješke i precrtavanje ili brisanje svega što je nevažno ili suvišno. Prilikom bilježenja, slušatelj možda neće odmah shvatiti što je važno ili nevažno. On ili ona također možda nisu svjesni ponavljanja ili suvišnosti tijekom pisanja bilješki. Voditelj bilješki može smanjiti količinu bilješki i može reorganizirati ili konsolidirati bilješke u najkorisniji format.
Zatim, zapisničar može recitirati i razmišljati. To uključuje čitanje preostalih bilješki – često naglas, tako da ih bilježnik može čuti kao i pročitati – i razmišljanje o informacijama. Voditelj bilješki može zapamtiti neke ili sve bilješke i trebao bi se pobrinuti da razumije sve informacije umjesto da ih samo može ponoviti. Sve što je nejasno treba razjasniti, možda kontaktiranjem izvornog govornika kako bi razjasnili stvar ili postavili pitanja. Voditelj bilješki također može tražiti odgovore iz drugih izvora, kao što su knjige, internetski materijali, drugi stručnjaci ili čak drugi ljudi koji su čuli istog govornika.
Posljednji korak je da zapisničar pregleda bilješke. To se obično radi u pripremi za korištenje informacija na neki način, kao što je prije testa ili poslovnog projekta. Izrada općeg nacrta bilješki u ovoj fazi može pomoći zapisivaču da zadrži svoje misli organiziranima i može pomoći da se osigura da će sve potrebne informacije biti zapamćene.
Uz pet R, postoje i neki jednostavni savjeti za bilježenje. Korištenje čitljivog rukopisa može osigurati da se podaci ne izgube. Članci kao što su “a” i “the”, kao i druge uobičajene riječi mogu se izostaviti tijekom bilježenja kako bi se informacije mogle brže zapisati i iskoristiti manje prostora.
Umetanje podnaslova koji označavaju različite teme ili točke rasprave može biti od pomoći. Voditelji bilješki također trebaju uključiti datum, naslov ili ukupnu temu i broj stranice na svakoj stranici bilješki i moraju biti sigurni da su sve labave papire spojene zajedno, na primjer klamericom. To može pomoći u izbjegavanju miješanja ili djelomičnog gubitka bilješki iz različitih tema ili govornika.