Zapisnici su bilješke koje se vode kao način vođenja evidencije poslovnog ili grupnog sastanka. Obično ih snima jedna nominirana osoba, iako se to može mijenjati od sastanka do sastanka. Zapisnik sastanka trebao bi sadržavati informacije o tome gdje i kada je sastanak održan, tko je bio nazočan, o čemu se raspravljalo na sastanku te o svim dogovorima i odlukama koje su donesene.
Osim poslovnog sadržaja, format zapisnika se obično ne mijenja od sastanka do sastanka. Zapisnik treba započeti mjestom održavanja sjednice i datumom sjednice. Vrijeme sastanka također treba biti zabilježeno, zajedno s nazivom tvrtke ili udruge. Osobe koje prisustvuju sastanku treba evidentirati, kao i one koji su odsutni. Zapisnik sa sastanka obično se dijeli i odsutnim i prisutnim delegatima.
Sljedeća točka bit će usvajanje zapisnika s posljednjeg sastanka. Također bi trebao postojati odjeljak posebno za sva pitanja koja se pojave u vezi s zapisnikom posljednjeg sastanka. Obično će članovi koji su bili odsutni s posljednjeg sastanka imati neke točke za iznijeti.
Sljedeće u zapisniku bit će točke dnevnog reda. Oni će uzeti u obzir glavne točke o kojima će se raspravljati na sastanku. Donesene odluke i sporazumi također će biti zabilježeni u ovom trenutku.
Osoba koja vodi zapisnik ne bi trebala pokušavati zabilježiti svaku točku ili raspravu iznesenu na sastanku. Ove bilješke nisu točna kopija svake izgovorene riječi, već je potrebno zabilježiti samo važne odluke i dogovore. U zapisniku se također mora navesti ime svake osobe koja daje prijedlog ili poslovnu točku.
Zapisnik sa sastanka trebao bi sadržavati koji su sudionici bili za ili protiv određenih odluka i sporazuma. Ako se glasa o određenom pitanju, u zapisnik treba upisati tko je glasovao za ili protiv, imena suzdržanih i način glasovanja.
Jedna od završnih točaka trebao bi biti bilo koji drugi poslovni prijedlog. To ljudima daje priliku da iznesu svoje stavove ili pokažu druge delegate. Na kraju treba zabilježiti datum, mjesto i vrijeme sljedećeg sastanka te ime osobe koja vodi zapisnik.
Zapisnik sastanka treba utipkati što je prije moguće nakon sastanka kako bi osobe koje su bilježile bilješke ostale svježe u svijesti. Primjerak zapisnika treba podijeliti svim članovima grupe – i onima koji su prisustvovali i onima koji su bili odsutni – prije sljedećeg sastanka. To će članovima dati dovoljno vremena za pripremu.