U formalnom pisanju pisma uobičajeno je uključiti uvodni pozdrav poznat kao pozdrav. U standardnom poslovnom pismu obično se pojavljuje dva retka ispod adrese primatelja, ako je uključena. Inače, pozdrav počinje u gornjem desnom dijelu slova. Ispravan pozdrav za službeno pismo obično počinje riječju Dragi, nakon čega slijedi naslov i ime primatelja pisma: “Dragi gospodine Smith” ili “Dragi profesore Jones”, na primjer.
Neka poslovna ili službena pisma u potpunosti isključuju riječ “Dragi” i počinju samo s imenom primatelja. Može biti praćen zarezom, točkom i zarezom ili čak crtom. Poanta je osigurati da odgovarajući primatelj primi poruku i postaviti ukupni ton pisma. Neki moderni pisci pisama mogu u potpunosti izostaviti pozdrav, osobito kada koriste elektroničku komunikaciju ograničenog kapaciteta.
Neformalno pismo može uključivati neformalni pozdrav, kao što je zdravo, hej, bok, ili što ima? Korespondencija putem e-pošte može biti posebno neformalna, s pošiljateljevom početnom porukom koja sadrži formalniji pozdrav kao što je “Pozdrav, gospodine Jones”, a kasniji odgovori ga potpuno odbacuju.
Neki pisci koji ne znaju konkretno ime ili naslov primatelja mogu koristiti općenitije pozdrave poput “Koga se to može ticati” ili “Poštovani gospodine ili gospođo”, iako stručnjaci za poslovnu bonton snažno predlažu da prije pribjegavajući tako općem pozdravu. Čak se i opći pozdrav, kao što je “Dragi predstavniku korisničke službe”, može smatrati poboljšanjem u odnosu na “Koga se tiče”.
Ispravan pozdrav trebao bi biti jednak razini poznavanja između pošiljatelja i primatelja. Formalno pismo upućeno predsjedniku Sjedinjenih Država, na primjer, treba se otvarati s “Dragi gospodine predsjedniče”, a ne “Zdravo Barack” ili “Hej Prez”. Postoje referentne knjige koje sadrže ispravne pozdrave za dostojanstvenike, političke vođe, slavne osobe, vjerske osobe i druge profesionalce, tako da bi pisac pisama trebao biti siguran da koristi ispravan pozdrav za odgovarajuću priliku.
Početni pozdrav poslovnog pisma također bi trebao odgovarati tonu i formalnosti zatvaranja. Tradicionalno “S poštovanjem” ili “S srdačnim pozdravom” može zvučati pomalo zamućeno ili zastarjelo u modernom poslovnom pismu, ali korištenje završnog retka poput ovog pomaže personaliziranju poruke. Završetak pisma pritužbe s “S poštovanjem” može vratiti osjećaj uljudnosti u proces, dok završetak propratnoga pisma s “Čekajući vaš pravovremeni odgovor” pokazuje interes i inicijativu.
Korištenje službenog pozdrava možda nije toliko kritično u mnogim modernim komunikacijama, ali pomaže primatelju olakšati ostatak pisma i postavlja ton kao formalni ili neformalni.