Općenito, samo roditelji ili zakonski skrbnici učenika imaju pristup školskoj evidenciji učenika. To uključuje evidenciju osnovne škole, srednje škole i srednje škole. Primarni cilj je zaštititi privatnost učenika. Obično je protuzakonito otkriti određene vrste informacija trećoj strani bez pristanka roditelja. Neke iznimke mogu se napraviti u slučaju nužde ili drugih izvanrednih okolnosti. Roditelji obično imaju pravo na informacije čak i ako su razvedeni i ne dijele skrbništvo nad djetetom.
U SAD-u, Zakon o obiteljskim obrazovnim pravima i privatnosti (FERPA) savezni je zakon koji opisuje prava roditelja i učenika, zajedno s odgovornostima školskih okruga, što se tiče školskih zapisa. Također postoji dio zakona koji se zove Zakon o obrazovanju za osobe s invaliditetom (IDEA) koji se posebno bavi pravima roditelja na pristup djetetovim evidencijama o posebnom obrazovanju. Osim poštivanja saveznog zakona, većina država donijela je vlastita pravila i propise o pristupu školskim evidencijama.
FERPA utvrđuje tri osnovne odgovornosti školskih okruga u vezi s obrazovnom evidencijom: Roditeljima moraju dati pravo na uvid u evidenciju svoje djece. Također im moraju dati pravo da po potrebi isprave informacije sadržane u datotekama. Konačno, dužni su obavijestiti roditelje kada otkrivaju informacije trećoj strani koje bi se mogle smatrati štetnim ili narušavanjem privatnosti.
Osim školskih ocjena, većina školskih zapisa sadrži ono što se obično naziva podacima iz imenika. Ovo su osobni podaci o učeniku koji se ne bi smatrali štetnim ako bi se dali trećoj strani. Zadiranje u privatnost obično nije zabrinjavajuće kada se otkrivaju informacije o imeniku. Neki primjeri uključuju ime učenika, kućnu adresu i kontakt podatke te datume kada je on ili ona pohađao školu. U mnogim slučajevima postoje informacije o visini i težini za studente u atletskim timovima, u svrhu zapošljavanja na fakultetu.
Roditelji obično moraju podnijeti pismeni zahtjev za pristup školskim zapisima svog djeteta. Državni zakoni mogu se razlikovati, ali škole obično imaju 45 dana da odgovore na zahtjev. Roditelji koji nemaju skrbništvo također imaju pravo na informacije, ali ih škola ne mora nužno dati besplatno. Oni mogu zatražiti od roditelja da osobno pogleda školsku evidenciju ili mogu naplatiti nominalnu naknadu za kopiranje i slanje dokumenata roditelju koji nije u mogućnosti putovati u školu.
Nakon što učenik napuni 18 godina ili počne pohađati srednju ustanovu, prava roditelja prelaze na učenika. Međutim, postoje određeni slučajevi u kojima će roditelj imati i dalje pravo pristupa djetetovim školskim dokumentima. Učenik može dati pristanak njegovim ili njezinim roditeljima da pregledaju financijske podatke, na primjer, ako se on ili ona smatra uzdržavanim licem u porezne svrhe.