Ugovor je pravno obvezujući sporazum. Stoga je ugovor o zahtjevima pravno obvezujući sporazum koji se bavi zahtjevima koje jedna strana može imati u vezi s proizvodima ili uslugama koje nudi druga strana. Ugovor općenito uključuje dobavljača koji nudi neograničenu opskrbu i kupca koji pristaje kupovati samo iz jednog izvora.
Uvjeti ugovora često su vrlo specifični. Količina je, na primjer, općenito vrlo važan aspekt komercijalnih ugovora. Međutim, s ugovorom o zahtjevima to nije slučaj. Većina ugovora o zahtjevima ne odnosi se na nikakve specifične količine. Umjesto toga, ovi se sporazumi više usredotočuju na potrebe i dostupnost.
Ugovor o zahtjevima obično se sklapa između kupca i dobavljača. Ova vrsta ugovora obično zahtijeva od dobavljača da dostavi neodređenu količinu proizvoda ili usluge. Taj bi iznos trebao biti dovoljan da zadovolji potrebe kupca. Budući da je dobavljač suglasan zadovoljiti potrebe kupca, kupcu je općenito zabranjeno koristiti druge dobavljače.
Potrebe kataloškog pozivnog centra mogu pomoći da se ilustrira kako funkcionira ugovor o zahtjevima. Tvrtka za nakit XYZ obično može dobiti više telefonskih narudžbi nego što njezino osoblje može podnijeti. Kako bi riješio ovaj problem, XYZ može potpisati ugovor s Hello Call Centrom za rukovanje svim pozivima prekomjernog broja. Hello Call Center može pristati i ograničiti XYZ u slanju poziva bilo kojim drugim pozivnim centrima.
Važno je napomenuti da nedostatak određenih količina može predstavljati rizik za dobavljače. To je zato što dobavljač može održavati određene zalihe proizvoda u iščekivanju narudžbi od kupca. Kupac je, međutim, dužan kupiti samo ono što mu je potrebno. To bi moglo biti ništa. Postoji i određeni stupanj rizika za kupce. Obvezujući se prema jednom dobavljaču, kupac može izgubiti na konkurentnijim ponudama.
Međutim, i kupac i prodavač mogu imati koristi od ugovora o zahtjevima. Dobavljač ima koristi jer dobiva ekskluzivnog klijenta. Kupac može imati koristi jer ne mora imati posla s više dobavljača za jedan proizvod ili uslugu. Kupac također ne mora brinuti hoće li njegovi zahtjevi biti ispunjeni.
Nedostatak pojedinosti mogao bi navesti osobu da vjeruje da je ugovor o zahtjevima neprovediv na sudu. Ovo nije istina. U većini slučajeva, bilo koja strana može prekršiti ugovor i biti tužena.
Dobavljač bi, na primjer, mogao biti tužen ako kupac pokuša izvršiti narudžbu koja je odbijena jer dobavljač nema ugovorene proizvode. Kupac bi mogao biti tužen ako dobavljač otkrije da je kupac kupovao ugovoreni proizvod negdje drugdje. U oba slučaja moguće je naručiti novčano sredstvo.