Softver za upravljanje zaštitnim znakovima omogućuje odjelu za upravljanje zaštitnim znakovima tvrtke da upravlja svojim portfeljem zaštitnih znakova, pomaže im u provedbi, prati datume, pomaže im da osiguraju prava na žig i promiču suradnju unutar tvrtke. Upravljanje i zaštita robne marke i imidža tvrtke ključna je za dosljedan i stabilan imidž. Softver za upravljanje zaštitnim znakovima omogućuje tvrtki praćenje i ažuriranje zakona o zaštitnim znakovima i licencama te pruža detaljna izvješća o portfelju robnih marki tvrtke.
Čuvanje evidencije bitna je funkcija softvera za upravljanje zaštitnim znakovima. Evidencija prijava zaštitnih znakova za registraciju, sporove, zapise slika, ugovora i prijenosa pohranjena je u softverskoj bazi podataka. Softver će također sadržavati skenirane datoteke i omogućuje unose poput dnevnika za stvaranje cjelovitog zapisa informacija i korespondencije u vezi sa zaštitnim znakom. Sve interakcije s odvjetnicima, brand managerima i izumiteljima također se mogu zabilježiti u funkciji vođenja evidencije softvera.
Doketiranje zaštitnih znakova jedna je od najvažnijih značajki softvera za upravljanje zaštitnim znakovima. Pomaže u praćenju svih datuma i rokova te će poslati podsjetnike svim dodijeljenim članovima osoblja ili odvjetnicima. Važni datumi prijave uključuju obnove, isteke, ITU rokove i Sec 8 Affidavits. Mnogi programi automatski izračunavaju datume na temelju datuma kaznenog progona, zemlje i vrste podnošenja.
Upravljanje tijekom rada uključenim u upravljanje zaštitnim znakovima još je jedan važan dio softvera za upravljanje zaštitnim znakovima. Može se nadzirati prilagođavanje tijeka rada tvrtke i procesa podnošenja zahtjeva, odgovaranja na zahtjeve, davanja obavijesti o naknadama, upravljanja potvrdama o registraciji i drugih procesa. Odjeli također mogu prilagoditi kontrolne liste tijeka rada i podsjetnike e-poštom u softveru kako bi povećali komunikaciju između odjela i vanjskih izvođača i osigurali ispunjavanje procedura i procesa. Softver za upravljanje zaštitnim znakovima također će omogućiti različitim članovima osoblja u različitim odjelima da rade zajedno na pregledu i odobravanju zahtjeva za zaštitne znakove te praćenju pretraživanja i informacija.
Proračun i upravljanje potrošnjom odjela za zaštitne znakove također se može dovršiti pomoću softverskog programa. Procjene i stvarni trošak usluga se bilježe te se mogu generirati analitika i izvješća. Odjel također može kreirati fakture i upravljati plaćanjima koristeći softversku bazu podataka. Putem softvera također se mogu postaviti upozorenja e-poštom kako bi se obavijestilo odjel o unaprijed definiranim referentnim vrijednostima troškova kako bi se resursi učinkovito dodijelili i proračuni održavali.
Odjel za zaštitne znakove također koristi izvješća i analizu podataka kako bi čelnicima tvrtki prezentirao informacije u vezi s radnjama kaznenog progona, potrošnjom i učinkom. Robusna izvješća generirana softverom za upravljanje zaštitnim znakovima mogu pomoći tvrtki u analizi podataka i izradi prilagođenih izvješća. Zbog učinkovitosti i rješenja tijeka rada kreiranih putem softvera za upravljanje, odjel za zaštitne znakove može poboljšati svoju učinkovitost, upravljanje i znanje o zaštitnim znakovima i informacijama o intelektualnom vlasništvu.