Pisanje zahtjeva za odustajanje može ovisiti o tome da radite nekoliko različitih stvari, uključujući ispunjavanje propratnoga pisma, obrasca zahtjeva i bilježenje potrebne dokumentacije. Ovisno o okolnostima odricanja i uključenoj agenciji, zahtjevi bi mogli biti nešto drugačiji u različitim situacijama. U gotovo svim slučajevima morat ćete dati objašnjenje zašto je odricanje potrebno. Također, prilikom pisanja zahtjeva za izuzeće, pazite na sve rokove.
Ako ispunjavate unaprijed ispisani obrazac, pisanje zahtjeva za odustajanje je samo po sebi razumljivo. Jednostavno slijedite upute i ispunite prostore najbolje što možete, pazeći da uključite sve relevantne pojedinosti prema potrebi. U nekim slučajevima, obrazac može biti sve što ćete morati ispuniti. U drugim slučajevima, možda ćete morati poslati i uobičajeno pismo. Ovo pismo treba biti promišljeno i logično organizirano.
Bez obzira koju vrstu pisma ili naracije pišete, pobrinite se da jasno navedete zahtjev na samom početku. Ako pišete format dopisa ili e-mail, uključite riječi “zahtjev za odricanje” u naslovu e-pošte. Ako pišete tradicionalnije pismo, provjerite je li točka zahtjeva za odricanje navedena u prvom odlomku, čak i u prvoj rečenici.
Sljedeći odlomak trebao bi objasniti kako ispunjavate uvjete potrebne za odobrenje zahtjeva za izuzeće. Na primjer, ako morate ispuniti određene smjernice o prihodima kako biste dobili oslobađanje, jasno navedite svoj prihod i kako ih možete ostvariti. Ako želite dobiti medicinsko oslobađanje od putovanja ili bavljenja sportom, objasnite što su liječnici ili drugi medicinski stručnjaci rekli o vašoj situaciji. Uzmite svaki zahtjev za odricanje točku po točku kako biste bili sigurni da je sve metodično objašnjeno.
U nekim slučajevima može biti dobro objasniti i što bi odricanje značilo za vas osobno. Ako je možda razlika između pohađanja fakulteta i nepohađanja fakulteta, to bi mogla biti snažna motivacija u slučajevima kada su smjernice fleksibilne ili oni koji gledaju na odricanja mogu sami donositi odluke. Iako to možda nije potrebno, moglo bi pomoći. Ipak, izbjegavajte zvučati melodramatično ili koristiti jezik koji je pretjerano emotivan.
Ako uključujete popratnu dokumentaciju, zabilježite to ili recite stranci kada treba očekivati da će ta informacija stići. Uvijek je dobro navesti rok i način dostave ako se dokumentacija ne šalje u isto vrijeme. Objasnite, ako je moguće, zašto dokumentacija nije poslana sva zajedno.
Posljednji odlomak pisma zahtjeva trebao bi navesti vašu spremnost da budete dostupni u slučaju da se pojavi još pitanja. Ako već niste naveli kontakt podatke, ovo bi bilo dobro mjesto da ih date. U suprotnom, navedite gdje su još navedeni vaši podaci za kontakt i navedite prikladno vrijeme da vas kontaktiramo telefonom.