Postupak dodavanja izjave o odricanju od odgovornosti u e-poruci prilično je jednostavan, ali pitanje ispravnosti teksta unutar tog odricanja od odgovornosti zahtijeva malo razmatranja i planiranja, a također je važno osigurati da se tekst odricanja od odgovornosti razlikuje od tijelo e-pošte. Većina sustava e-pošte korisnicima omogućuje dodavanje standardnog potpisa svim svojim e-porukama. Neki ljudi to koriste kao način da izbjegnu ponovno upisivanje svojih podataka za kontakt svaki put kada pošalju elektroničku poruku. Upravo u ovom odjeljku možete dodati izjavu o odricanju odgovornosti koja će biti poslana na dnu svih njihovih e-poruka. Alternativno, možete ručno dodati izjavu o odricanju od odgovornosti u e-poštu prema potrebi, bilo stvaranjem teksta odricanja od odgovornosti unutar tijela e-pošte ili ga zalijepiti iz drugog izvora.
Postoji nekoliko načina da osigurate da ljudi koji primaju e-poruke s izjavama o odricanju od odgovornosti mogu lako razlikovati tijelo e-pošte i tekst izjave o odricanju od odgovornosti. Neki ljudi koriste interpunkciju kao što je niz crtica ili točaka kako bi stvorili vizualni prekid između e-pošte i odricanja od odgovornosti. Drugi način da tekst odricanja od odgovornosti izgleda drugačije od teksta e-pošte je korištenje različitih veličina fonta, stilova fonta i boja fonta. Ako je tekst e-pošte crn u fontu Times New Roman od 12 točaka, onda bi tekst odricanja od odgovornosti mogao biti plave boje u fontu Courier New od deset točaka.
Tvrtke koje zahtijevaju da radnici dodaju izjavu o odricanju od odgovornosti u sve poruke e-pošte obično daju tekst odricanja od odgovornosti. Oni koji žele dodati izjavu o odricanju odgovornosti koja im nije predviđena, najprije bi trebali razmotriti zaštitu koju se nadaju dobiti odricanjem od odgovornosti. Zatim mogu raditi na stvaranju sažetog teksta, a da im i dalje pruža potrebnu zaštitu.
U nekim slučajevima može biti potrebno konzultirati se s odvjetnikom kako bi se dodalo odricanje od odgovornosti koje služi jedinstvenim potrebama. Postoji niz standardnih odricanja od odgovornosti e-pošte koja se mogu posuditi za osnovnu zaštitu povjerljivosti. Oni su lako dostupni na internetu. Ako je potrebno nešto složenije, možda će biti potrebno potražiti pravnog savjetnika. Pravni stručnjak će moći pomoći u stvaranju pravog jezika kako bi se osigurala potrebna zaštita.