Latinski izraz “ex officio”, koji se obično prevodi kao “zbog nečijeg položaja”, odnosi se na položaj koji netko obnaša zbog svoje službe. Klasičan primjer situacije u kojoj se ovaj izraz može koristiti je opisivanje članova pododbora po službenoj dužnosti. Uobičajeno je da se predsjednik odbora automatski stavlja u članstvo svih pododbora, čime predsjednik postaje član po službenoj dužnosti.
Da bi netko bio određen kao član grupe po službenoj dužnosti, nije dužan ništa učiniti. Ovi članovi se ne biraju niti imenuju, jednostavno se automatski uključuju u grupu zbog dužnosti koje obnašaju. Koncept postojanja članova grupe koji su uključeni po prirodi svoje službe potječe iz rimskog doba, kao i sam pojam.
Funkcija koja nekome daje prava po službenoj dužnosti može biti ona na koju se ta osoba bira ili imenuje. Na primjer, u nekim dijelovima svijeta šerif djeluje kao mrtvozornik po službenoj dužnosti, a šerifi se mogu imenovati ili birati, ovisno o zakonu. Općenito, ljudi moraju pokazati kompetentnost za poziciju koju zauzimaju kako bi je stekli, te stoga ovi članovi imaju osnovnu razinu iskustva, sposobnosti i vještina koje mogu primijeniti na pozicije koje zauzimaju na temelju svojih dužnosti.
Za članove po službenoj dužnosti u pravilu ne postoje posebna prava ili privilegije, a njihove aktivnosti nisu ograničene. Međutim, moguće je da aktivnosti kojima se ti članovi bave budu ograničene statutom. Na primjer, u statutu može biti navedeno da takvi članovi nemaju pravo glasa, što znači da mogu sudjelovati na sjednicama, ali ne mogu glasovati o temama koje se stavljaju na glasovanje.
Prilikom strukturiranja podzakonskih akata, ljudi mogu definirati situacije u kojima se osobama daje status po službenoj dužnosti, a također mogu jasno odrediti granice ljudi koji dobivaju položaje zbog dužnosti koje obnašaju. Cilj je izbjeći situaciju u kojoj osoba zlorabi ovlasti date zbog službe, te postaviti jasna pravila reda za organizaciju kako ne bi došlo do zabune u slučaju kontroverzi u budućnosti. Statut se također može mijenjati kako se okolnosti mijenjaju kako bi se zadovoljile potrebe grupe koje se s vremenom mogu razvijati.