Zavod za vitalnu statistiku je državna agencija koja, u najmanju ruku, vodi evidenciju rođenih i umrlih unutar svoje nadležnosti. Ovisno o lokalnoj politici, ured za vitalnu statistiku također može bilježiti i pratiti i brakove i razvode. Osim što služi kao spremište za ove evidencije, zavod za vitalnu statistiku također može objavljivati indekse rođenja, smrti i braka i dostavljati važne statističke informacije drugim državnim tijelima, školama i istraživačkim institutima. Mnoge agencije za vitalnu statistiku također izdaju kopije potvrda o rođenju, smrti i vjenčanju onima koji ih trebaju i zatraže.
Kada se dijete rodi, njegovo rođenje se obično upisuje u odgovarajući državni ured, koji mu izdaje rodni list. Sličan proces odvija se kada osoba umre, uda se ili razvede. U nekim slučajevima te podatke uzima izravno nadležni zavod za vitalnu statistiku, ili ih uzima lokalna agencija ili sud koji zatim obično prosljeđuje podatke uredu za vitalne evidencije. Informacije sadržane u tim zapisima mogu se zabilježiti, indeksirati i učiniti dostupnim istraživačima socijalne politike, kao i drugima koji su zainteresirani za uvjete i ponašanje građana ili stanovnika nekog područja. Na primjer, u Sjedinjenim Državama, Centri za kontrolu i prevenciju bolesti mogu koristiti Nacionalni sustav vitalne statistike, koji osiguravaju državni zavodi za vitalnu statistiku, kako bi pratili stope tinejdžerske trudnoće i smrti fetusa.
Za građane koji nisu zainteresirani za javnu ili zdravstvenu politiku, zavod za vitalnu statistiku može biti izvor važnih podataka o identitetu i rodoslovlju. Ako osoba treba ovjerenu ili službenu kopiju izvoda iz matične knjige rođenih ili umrlih, obično je mora zatražiti od svog zavoda za vitalnu statistiku. Neki zavodi za vitalnu statistiku također mogu distribuirati potvrde o vjenčanju i razvodu, iako to nije istina u svim mjestima, jer se te potvrde mogu držati u lokalnim sudovima ili uredima okružnih službenika. Ipak, biro za vitalnu statistiku može voditi popise brakova i razvoda, također poznate kao indeksi, koje mogu pretraživati oni koji trebaju potvrditi brak ili razvod, ali zapravo ne trebaju kopiju potvrde. U posljednje vrijeme mnogi su zavodi za vitalnu statistiku u Sjedinjenim Državama počeli surađivati s tvrtkama trećih strana kako bi ispunili online zahtjeve za ovjerene kopije potvrda o rođenju, smrti i vjenčanju.