Pismo o odobrenju je dokument koji potvrđuje da osoba nema kriminalnu povijest u mjestu gdje je stranka koja je molila živjela ili radila. ovaj dokument može biti potreban za dobivanje, promjenu ili ažuriranje vize. Pisma o odobrenju izdaje mjesna policijska uprava u kojoj je osoba radila ili živjela i potvrdna su izjava da osoba ima čist kazneni dosije. “Policijska uvjerenja” također se izdaju za potrebe vize i useljavanja. Policijska potvrda navodi sva uhićenja i njihova rješenja ili navodi “nijedno nije pronađeno”.
Stranci rezidentni u SAD-u, kao i američki državljani koji putuju u inozemstvo ili žele posvojiti dijete iz druge zemlje možda će trebati imati odobrenje. Većina zemalja zahtijevat će da podnositelji zahtjeva za vizu imaju odobrenje ili policijsku potvrdu.
Pismo o odobrenju u SAD-u može se dobiti osobno ili u nekim okolnostima poštom, od lokalne policijske uprave u kojoj je osoba živjela. Prijave su kratke i zahtijevaju osnovne identifikacijske podatke. Popratne dokumente potrebno je donijeti osobno. U nekim jurisdikcijama, kopije popratnih dokumenata mogu se poslati poštom uz prijavu. Podnositelj zahtjeva treba provjeriti s policijskim tijelom koje ga je izdalo. Pismo se obično može izdati za samo nekoliko dana.
Podnositelji zahtjeva za vizu za SAD koji imaju 16 ili više godina moraju dobiti policijske potvrde iz svakog mjesta u kojem su živjeli u svojoj zemlji državljanstva. Dodatno, potrebna je policijska potvrda iz svakog mjesta u kojem su živjeli u drugoj zemlji više od 12 mjeseci od svoje 16. godine. Ako je podnositelj zahtjeva ikada bio uhićen, potrebna je policijska potvrda iz tog mjesta bez obzira na duljinu vrijeme kada je podnositelj zahtjeva tamo živio. Američka imigracija vodi popis svih zemalja koje ne izdaju policijske potvrde svojim građanima.
Da bi bila valjana, policijska potvrda mora sadržavati pojedinosti o uhićenjima, prirodu kaznenog djela i bilo kakvu dispoziciju, bez obzira je li postojala osuda ili ne. Policijska potvrda može biti iz raznih razloga, uključujući zahtjeve za vizu, uključujući one za pohađanje škole i zapošljavanje u inozemstvu. Svaka će država imati svoja pravila o tome koji sadržaj policijske potvrde može rezultirati odbijanjem zahtjeva za vizu.
Ujedinjeno Kraljevstvo ne izdaje odobrenja pojedincima. Oni će, međutim, dati informacije odgovarajućem konzulatu. Većina zemalja izdaje policijske potvrde svojim građanima. Procedura je gotovo ista u svakoj zemlji. Zahtjev za potvrdu podnosi se policijskoj upravi u kojoj osoba živi. Svaka zemlja ima svoje zahtjeve o duljini boravka u određenoj zemlji zbog čega je potrebna policijska potvrda te zemlje.