Za pisanje izvješća za školu ili posao ključna je dobra organizacija vašeg vremena, vašeg istraživačkog materijala i vaših misli. Prije nego što počnete, provjerite jeste li u potpunosti razumjeli zadatak; pitajte svog učitelja ili profesora za pojašnjenje ako nešto ne razumijete. Znajte kada je vaše izvješće dospjelo i dajte si dovoljno vremena i za proces čitanja i za pisanje. Dobro pravilo je procijeniti vrijeme za koje mislite da će vam trebati, a zatim ga udvostručite. To će vam dati dovoljno vremena da napišete izvješće koje je dobro istraženo, jasno i sažeto.
Prvi korak za pisanje izvješća bilo koje vrste je istraživanje. Ako pišete izvješće o knjizi, vaša faza istraživanja uključuje čitanje potrebne knjige i bilješke o glavnim likovima i idejama koje su predstavljene. Za eseje i istraživačke radove morat ćete konzultirati renomirane izvore za informacije o svojoj temi, prikupiti sve citate koje ćete koristiti i zabilježiti izvorne informacije koje ćete morati kasnije citirati. Provjerite sa svojim profesorom ako niste sigurni koji su izvori prihvatljivi; možda postoje određeni izvori koje morate koristiti za svoj određeni zadatak i drugi koji nisu dopušteni. Ako pišete izvješće o vlastitom istraživanju, budite sigurni da su vaše bilješke jasne i dobro organizirane te da je vaše istraživanje dovršeno.
Sljedeća faza pisanja izvješća je organiziranje vaših podataka. Mnogima je nacrt od pomoći, a nekim učiteljima i profesorima je potreban. Pregled je dobar način da razjasnite što točno želite da vaše izvješće kaže i kojim redoslijedom predstaviti informacije. Ako imate problema s ovom fazom, pisanje svake činjenice na indeksnoj kartici može biti od pomoći. Na taj način možete jednostavno reorganizirati i preurediti svoje podatke dok ne pronađete najjasniji način da predstavite svoje podatke.
Kada napišete izvješće, prvi odlomak će postaviti ton za ostatak vašeg pisanja. Trebao bi uključivati izjavu o tezi, koja je jedna rečenica koja sažima glavnu točku vašeg izvješća ili fokus vašeg istraživanja. Početni odlomak također može uključivati uvodne informacije o istraživačkim metodama koje ste koristili ili izvorima koje ste konzultirali kako biste podržali svoje stavove. Ne zaboravite da vaš prvi odlomak bude kratak i sažet. Vi jednostavno iznosite svoje glavne ideje; svaki od njih ćete razraditi kasnije u izvješću.
Tijelo vašeg izvješća uključivat će sve vaše popratne informacije. Ograničite svaki odlomak na jednu ideju ili koncept i u potpunosti razvijte koncept s nekoliko dobro napisanih rečenica podrške. Za mnoge školske eseje, tri do pet glavnih ideja su dovoljne za potporu vašoj tezi, ali uvijek provjerite zahtjeve vašeg zadatka. Ako koristite informacije od riječi do riječi iz drugog izvora, obavezno ih stavite pod navodnike i navedite svoj izvor kako to zahtijeva vaš učitelj. U ovom se odjeljku mogu koristiti grafikoni i grafikoni, ali provjerite jesu li informacije relevantne i naglašavaju vaše glavne točke.
Posljednji odlomak vašeg izvješća trebao bi još jednom sažeti vaše glavne točke. Ovaj će odlomak sadržavati i vaše završne misli i zaključke. Trebao bi, opet, biti kratak i koncizan, pokrivajući osnovne činjenice koje želite da vaš čitatelj razumije nakon čitanja vašeg izvješća.
Konačno, nemojte zaboraviti fazu uređivanja pisanja izvješća. To će uključivati pokretanje značajke provjere pravopisa vašeg procesora teksta, kao i ručno čitanje vašeg teksta kako biste uhvatili sve pogreške koje je provjera pravopisa propustila. Pročitajte svoje izvješće naglas nekoliko puta; to će vam pomoći da čujete sve rečenice koje su neugodne ili koje nisu relevantne za vaše glavne ideje. Ako niste sigurni u svoje vještine uređivanja, ako netko drugi naglas pročita rad, pomoći će vam da identificirate sve što je nejasno u vašem izvješću. Razvijanje ovih vještina pomoći će vam da napišete izvješće koje je uglađeno, kvalitetno i sažeto.