Ako trebate napisati memorandum, ne brinite, jer to nije teško. Osnovni dijelovi memoranduma su naslov, poruka ili tijelo, referentni inicijali i oznake, ako je potrebno. Dopisnice se općenito koriste unutar tvrtke ili ureda, pri čemu su službena poslovna pisma poželjna metoda za vanjsku komunikaciju.
Da biste napisali memorandum, imajte na umu da je ton manje formalan od pisma. Pozdrav (Dragi…) i završni (S poštovanjem…) korišteni u pismima nisu potrebni u dopisu. Područje naslova sadrži ime osobe(a) koja prima memorandum, predmet, datum i ime pošiljatelja. Stariji izraz koji se koristio za temu je bio Re: koji je označavao “u odnosu na.” Format bilješke su odlomci u blokovskom stilu s praznim redom između.
Pošiljatelj dopisa, u pravilu, inicijali tintom uz njegovo/njezino ime u naslovu. Ovaj korak je više formalnost, što ukazuje na to da dopis doista šalje ta osoba. To se može učiniti prije izrade kopija.
Ako je netko drugi, a ne pošiljatelj, utipkao bilješku, tada se inicijali te osobe često nalaze ispod tijela ili poruke dopisa. Područje za oznake uključuje riječ “prilog” ako je prikladno. Kada pišete bilješku, umjesto izraza prilog koristi se izraz privitak.
Tijelo ili poruka dopisa sadrži poslovne, detaljne informacije o svrsi dopisa, bilo kojoj radnji koju treba poduzeti itd. Dopis općenito ne bi trebao baviti više od jedne teme. Bilješka je općenito uvijek jedna stranica ili manje. Ako bi dopis sadržavao mnogo informacija, popisi s grafičkim oznakama mogu biti korisni.
Što se stila tiče, ako trebate napisati memorandum, upotrijebite aktivni, a ne pasivni glas, i koristite aktivne glagole. Da biste napisali memorandum, uzmite u obzir svoju publiku prilikom izrade dopisa. Pažljivo lektorirajte svoj dopis i izbacite nepotrebne riječi.