Nije potrebno pisati ostavinu da biste djelovali kao osobni zastupnik ili osobni upravitelj za ostavinu nekoga tko je umrl. Ostavština je pravni dokument koji izdaje ostavinski sud koji osobi daje ovlast za kontrolu i raspodjelu imovine osobe koja je umrla. Osoba koju je pokojnik oporukom imenovao za osobnog upravitelja ili osoba koja želi služiti kao osobni zastupnik ostavine ako nema oporuke, obrascem zahtjeva traži da ostavinski sud izda vrstu ostavinsko pismo koje joj to dopušta.
Netko tko je u oporuci imenovan za rukovanje ostavinom pokojnika naziva se osobnim upraviteljem ili “izvršiteljem”. Podnosi zahtjev ostavinskom sudu za ovlaštenje za upravljanje imovinom ostavine i njeno isplatu prema uvjetima oporuke. Sud joj tada izdaje ostavinsko pismo pod nazivom “oporučna pisma” kao dokaz njezine pravne ovlasti.
Kada je umrla umrla bez oporuke, osoba koju imenuje sud po primitku njezina zahtjeva naziva se osobnim zastupnikom. Od suda prima ostavštinu pod nazivom “upravna pisma”. I osobni upravitelji i osobni zastupnici djeluju kao službenici ostavinskog suda.
U SAD-u su zahtjevi za oporučna pisma i upravna pisma dostupni u uredima lokalnih okružnih činovnika ili kod službenika okružnih sudova. Mnoge županije imaju obrasce dostupne na Internetu. Uz prijavu su općenito povezane pristojbe za podnošenje. Od podnositelja zahtjeva se također može tražiti da objave obveznicu. U nekim slučajevima, sud može biti u mogućnosti odustati od jamstva na zahtjev.
Zahtjevi za izdavanje ostavinskih pisama zahtijevaju privatne podatke o pokojniku i svu dokumentaciju o smrti. Podnositelj zahtjeva također će morati navesti imena svih “nasljednika”, najbližih srodnika u krvnom srodstvu, te njihova imena i adrese. Svaka osoba koja je određena da primi bilo što u oporuci također treba biti navedena s njihovim imenima i adresama. Osobni zastupnik treba uključiti sve podatke u vezi sa željom preminule osobe da služi u tom svojstvu ili razloge zašto je za to kvalificirana.
Kao dio svojih dužnosti, izvršitelj ili osobni zastupnik možda će morati platiti dugove ostavine prije nego što izvrši bilo kakvu isplatu. U složenim ili većim posjedima možda će se htjeti posavjetovati s odvjetnikom. Razumni troškovi i izdaci mogu se uzeti iz ostavine za njeno upravljanje.