U pismu o odsustvu treba navesti razlog upozorenja i konkretne datume kada je zaposlenik propustio posao. Navođenje željenog ishoda daje zaposleniku obavijest da tvrtka očekuje poboljšanje prisutnosti. Ovo upozorenje obično objašnjava posljedice ponovljenih neopravdanih izostanaka s posla i uključuje komentar koji ukazuje na uvjerenje da se problem može riješiti. Pismo o odsutnosti moglo bi ocrtati probleme u prošlosti slične prirode.
Neke tvrtke preferiraju sastanak licem u lice sa zaposlenikom koji nedostaje previše posla kao početni korak prije nego što izađe pismo o odsustvu. Davanje radniku kopije njegove ili njezine evidencije prisutnosti dokumentira prekomjerne izostanke i može biti jedina radnja potrebna za rješavanje problema. Sastanak također daje zaposleniku priliku da objasni okolnosti na poslu ili u svom osobnom životu koje uzrokuju izostanak.
Pismo o izostanku s posla ponekad nudi savjetovanje zaposleniku ili ga traži da pristane na liječnički pregled. Ovo pismo treba ostati profesionalno i ne mora uključivati osobna mišljenja radnika. Treba navesti razlog za dopis, kao i moguće posljedice ako se ne poboljša pohađanje posla. Ako politika tvrtke regulira dolazak zaposlenika, politika se može spomenuti u pismu o odsustvu.
Ako zaposlenik nastavi izostajati s posla bez razloga, drugo pismo može biti sročeno strože. Može primijetiti prethodna upozorenja i nedostatak poboljšanja u stopi posjećenosti zaposlenika. Prijetnja raskidom općenito se pojavljuje u ovom pismu o odsustvu s posla. U ovom upozorenju treba jasno navesti dokaze lošeg pohađanja nastave, kao i sve napore poslodavca da riješi problem.
Ljudi propuštaju posao iz različitih razloga, uključujući bolest i ozljede. Ovi uvjeti su obično izvan kontrole radnika i prihvaćaju se kao legitimni razlozi za izostanak. Neke tvrtke traže dokaz od liječnika ako zdravstveni problemi sprječavaju osobu da ide na posao, osobito ako odsutnost pokriva dulje vrijeme. Kada zaposlenik često izostaje s posla iz razloga koje on ili ona može kontrolirati, to obično zahtijeva progresivne disciplinske mjere.
Uobičajeni izostanak s posla može se definirati u politici tvrtke, ali općenito uključuje jednodnevne izostanke koji se često događaju. Uprava obično izračunava ukupan broj dana u kojima se zaposlenik nije pojavio tijekom duljeg vremenskog razdoblja. Taj se broj može usporediti sa stopom pohađanja ostalih zaposlenika kako bi se utvrdilo jesu li izostanci pretjerani.
Konačna radnja koja se obično poduzima za rješavanje kroničnog izostajanja s posla mogla bi doći kao otkazno pismo. U ovom pismu treba jasno naznačiti da zaposlenik nije ispravio svoje prisustvo nakon upozorenja. U pismu o raskidu obično se od zaposlenika traži da preda ključeve, opremu, uniforme i bilo koju drugu imovinu koja pripada tvrtki. Obično uključuje datum stupanja na snagu i rok za vraćanje imovine.
Izostanak s posla utječe na kolege na radnom mjestu koji bi mogli pokriti zadatke koje inače obavljaju odsutni suradnici. Kada se to događa više puta, to bi moglo izazvati ogorčenost i utjecati na moral. Financijski učinci mogu uključivati plaćanje prekovremenog rada da netko radi posao koji obično obavlja odsutni zaposlenik. Izostanak s posla također može utjecati na produktivnost i poremetiti raspored.